Directives numéro 7 du président : Directives concernant la préparation et la tenue des audiences à la Section de la protection des réfugiés

A. Examen des dossiers en début de processus

3.2 Avant les audiences, les commissaires de la SPR examinent les dossiers et donnent les instructions appropriées au personnel de la CISR et aux parties.

B. Communication des documents

3.3 La SPR et les parties doivent communiquer les documents qu'elles entendent utiliser à l'audience conformément aux Règles de la SPR^{Note 6}. À moins que le commissaire n'en décide autrement, les documents qui n'ont pas été communiqués conformément aux Règles de la SPR ne peuvent être utilisés à l'audience^{Note 7}.

3.4 Chaque document qu'une partie entend utiliser doit être pertinent et ne doit pas faire double emploi avec d'autres documents transmis par l'autre partie, le cas échéant, ou par la SPR^{Note 8}.

3.5 Les commissaires peuvent refuser d'admettre en preuve les documents qui ne sont pas pertinents pour la procédure.

3.6 La SPR communique l'information relative au pays de référence. Ainsi, dans chaque cas, la preuve documentaire de base est présentée. La SPR peut utiliser l'information figurant dans le Cartable national de documentation (CND) sur le pays d'origine auquel la demande d'asile est liée. Dans ces cas, la SPR transmet la liste de ces documents aux parties ou des renseignements concernant l'endroit où le CND se trouve sur le site web de la CISR^{Note 9}. Il incombe aux parties de vérifier, avant l'audience, toute version modifiée de la liste de documents du CND concernant le pays d'origine en question.

C. Demandes d'information présentées à la Direction des recherches de la CISR

3.7 La SPR présente les demandes d'information sur le pays d'origine et les demandes de renseignements précis sur le demandeur d'asile à la Direction des recherches de la CISR uniquement si le temps le permet et si elle estime que l'information recherchée est nécessaire au règlement du cas et ne peut être obtenue auprès d'autres sources.

A. Omission de se présenter

4.2 L'audience débute sans délai à l'heure fixée. Les participants doivent être présents et prêts à commencer à l'heure dite.

4.3 Si une partie ou le conseil omet de se présenter à l'heure fixée, le commissaire verse une note au dossier à cet effet.

4.4 Si une partie ou le conseil se présente dans les quinze minutes qui suivent l'heure fixée, le commissaire inscrit au dossier les raisons données pour expliquer le retard.

4.5 Au bout de quinze minutes :

• si le demandeur d'asile omet de se présenter, le commissaire ajourne l'audience ou le demandeur d'asile doit se présenter à une audience spéciale pour expliquer pourquoi le désistement de la demande d'asile ne devrait pas être prononcé. Cette audience est tenue dans les cinq jours ouvrables qui suivent^{Note 10};
• si la personne protégée^{Note 11}omet de se présenter, le commissaire décide s'il y a lieu de poursuivre l'audience en l'absence de cette partie ou d'ajourner l'affaire à une date péremptoire;
• si le conseil omet de se présenter, le commissaire peut, après avoir donné aux parties la possibilité de présenter des observations, décider de poursuivre l'audience en l'absence du conseil, d'ajourner l'audience ou de prononcer le désistement de la demande d'asile^{Note 12}. Si le commissaire décide de ne pas ajourner l'audience ou de pas prononcer le désistement de la demande d'asile, l'audience doit se tenir le même jour de cette décision ou dès que possible après cette date^{Note 13}.

B. Conférence avant l'audience

4.6 Une brève conférence réunissant les parties est tenue immédiatement avant l'audience seulement si cela peut aider à rendre les procédures plus équitables et efficaces^{Note 14}. Si le demandeur d'asile est représenté, le commissaire et le conseil prennent part à la conférence, habituellement en l'absence du demandeur d'asile. Le demandeur d'asile représenté peut prendre part à la conférence si le commissaire juge sa présence utile. Si le demandeur d'asile n'est pas présent à cette conférence, avant le début de l'audience, le commissaire lui fait un sommaire des questions qui ont été abordées et des instructions qu'il a données. Le commissaire note dans un procès‑verbal toutes les décisions prises et tous les accords conclus à la conférence^{Note 15}.

C. Interprètes

4.7 Les interprètes sont liés par leur promesse d'interpréter fidèlement une fois qu'ils ont fait une déclaration solennelle en ce sens. Ainsi, le commissaire qui sait qu'un interprète a déjà prêté serment devant la SPR devrait simplement lui demander de le confirmer.

4.8 Au début de l'audience, l'interprète confirme, au moyen d'un énoncé normalisé, s'être assuré que lui et le demandeur d'asile sont capables de se parler et de se comprendre.

D. Déclaration

4.9 Avant que le demandeur d'asile commence à témoigner, le commissaire lui fait faire une déclaration solennelle.

E. Formulaire de Fondement de la demande d'asile (formulaire de FDA)

4.10 Il incombe au demandeur d'asile de se faire interpréter le formulaire de FDA avant l'audience. Au début de l'audience, le commissaire lui demande de confirmer qu'il y a effectivement eu interprétation.

4.11 Toute modification au formulaire de FDA doit être transmise sans délai et doit être reçue au plus tard dix jours avant l'audience, conformément aux Règles de la SPR^{Note 16}.

F. Liste de documents

4.12 Le commissaire ne créera pas une nouvelle liste de documents. Le commissaire utilisera une liste de documents uniformisée et mettra à jour cette liste lorsqu'une partie soumettra des documents pour une procédure.

A. Questions à l'ordre du jour

5.2 Au début de l'audience, le commissaire consulte le conseil au sujet des questions à trancher et établit un échéancier ainsi que les attentes relatives au déroulement de l'audience.

B. Interrogatoires

5.3 La règle 10 des Règles de la SPR établit l'ordre habituel des interrogatoires. Lors d'une audience relative à une demande d'asile à laquelle le ministre n'est pas une partie, le commissaire commence habituellement l'interrogatoire, puis c'est au tour du conseil du demandeur d'asile^{Note 17} d'interroger ce dernier. Ainsi, le demandeur d'asile peut connaître rapidement les éléments de preuve qu'il doit présenter au commissaire pour établir le bien‑fondé de sa demande d'asile.

5.4 Le conseil du ministre commence l'interrogatoire si le ministre est une partie parce qu'il est intervenu relativement à une clause d'exclusion au titre des sections E ou F de l'article premier de la Convention sur les réfugiés, puis c'est au tour du commissaire d'interroger le demandeur d'asile, suivi du conseil du demandeur d'asile^{Note 18}.

5.5 Le commissaire commence l'interrogatoire si le ministre est une partie, mais qu'il n'est pas intervenu relativement à une clause d'exclusion au titre des sections E ou F de l'article premier de la Convention sur les réfugiés, puis c'est au tour du conseil du ministre d'interroger le demandeur d'asile, suivi du conseil du demandeur d'asile^{Note 19}.

5.6 Le commissaire ne peut changer l'ordre des interrogatoires, sauf en cas de circonstances exceptionnelles^{Note 20}, notamment si le changement est nécessaire pour accommoder une personne vulnérable. Les demandes au titre des Directives n^o 8, Directives sur les procédures concernant les personnes vulnérables qui comparaissent devant la CISR, doivent être présentées au début du processus et conformément aux Règles de la SPR.

5.7 Le commissaire peut limiter l'interrogatoire des témoins en prenant en considération la nature et la complexité des points litigieux^{Note 21}. L'interrogatoire doit servir à obtenir l'information pertinente qui aidera le commissaire à rendre une décision éclairée. Les questions auxquelles le demandeur d'asile répond en reprenant simplement ce qui est écrit dans le formulaire de FDA n'aident pas le commissaire.

C. Observations

5.8 Les parties ont la possibilité de présenter des observations à l'audience^{Note 22}. Le commissaire fixe des limites de temps pour présenter des observations après que tous les témoignages eurent été entendus, en tenant compte de la durée de l'audience, du nombre de questions examinées et du volume de la preuve pertinente présentée.

5.9 En général, le conseil doit être prêt à faire les observations oralement après la présentation de la preuve^{Note 23}. Ces observations doivent être pertinentes, ciblées et concises afin que le commissaire puisse statuer sur la demande d'asile avec efficacité et prononcer de vive voix la décision et les motifs à l'issue de l'audience.

D. Décisions de vive voix

5.10 Le commissaire de la SPR rend une décision et donne les motifs de la décision de vive voix à la fin de l'audience, « à moins qu'il ne soit pas possible de le faire »^{Note 24}.