Cet avis de pratique explique comment les parties peuvent communiquer par courriel avec la Section d'appel de l'immigration (SAI)
Pour l'application du présent avis, une « partie » comprend l'appelant, le répondant, leur conseil, ainsi que tout représentant désigné.
Cette procédure est conforme aux
Règles de la Section d'appel de l'immigration (2022) (les
Règles de la SAI), lesquelles permettent la communication de documents par courriel lorsque la Section l'autorise.
Consentement à la communication par courriel
Lorsqu'une partie fournit à la SAI son adresse courriel, la SAI considère que cette partie a consenti à la communication par courriel.
Si une partie fournit son adresse courriel à la SAI, elle est réputée avoir consenti à recevoir par courriel la correspondance de toute autre partie.
Si une partie ne souhaite plus recevoir de communication de la SAI et des autres parties par courriel, elle doit en informer la SAI et l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) par écrit. La SAI retirera ensuite l'adresse courriel des coordonnées inscrites au dossier.
Documents pouvant être communiqués par courriel
Les types de documents suivants peuvent être envoyés à la SAI par courriel :
- tout formulaire de la CISR, y compris le formulaire d'avis d'appel
- la divulgation de documents, y compris les dossiers d'appel
- les observations écrites
- la réponse à toute demande de la SAI ou de toute autre partie
- les demandes
Les documents doivent être soumis en pièces jointes au courriel, à l'exception des demandes courtes qui peuvent être rédigées dans le corps du courriel. La SAI n'accepte aucun hyperlien sauf si elle a autorisé la partie à envoyer des hyperliens.
Documents ne pouvant pas être communiqués par courriel
La SAI n'enverra pas un document par courriel s'il
- contient des renseignements désignés Protégé B
- a été déclaré confidentiel
- est assujetti à une ordonnance limitant la publication, la diffusion ou la transmission par la SAI ou toute autre autorité compétente
Instructions concernant la communication de documents par courriels
Contenu du courriel
- L'expéditeur doit inscrire les renseignements suivants dans l'objet du courriel :
- le nom de l'appelant (ou de l'intimé dans le cas d'un appel du ministre)
- le numéro de dossier de la SAI et l'identificateur unique de client (IUC). Ces renseignements figurent dans le haut de toute correspondance relative à l'appel de la part de la SAI
- Le courriel doit contenir le nom de l'expéditeur
- Tous les courriels doivent être adressés à la SAI et au conseil du ministre de l'ASFC . Les adresses courriel en question se trouvent dans la lettre de la SAI accusant réception de l'appel.
Documents joints
- La taille totale du courriel, y compris toutes les pièces jointes, ne peut excéder 20 mégaoctets (Mo).
- Il se peut que les courriels dont la taille totale des fichiers excède
20 Mo ne soient pas transmis à tous les destinataires. Si vous devez transmettre des documents plus volumineux, veuillez communiquer avec
le Greffe de la SAI dans votre région pour obtenir des instructions.
- Les documents doivent être communiqués en format PDF (Portable Document Format)
- Les documents doivent contenir le nom de l'appelant (ou de l'intimé dans le cas d'un appel du ministre), le numéro de dossier de la SAI et l'IUC
- Les documents doivent également être conformes aux
Règles de la SAI en ce qui concerne la communication de documents. Veuillez consulter le guide sur
la préparation et la communication de documents pour plus d'information
- Lorsqu'une signature est requise, une signature dactylographiée est acceptable (Règle 38 de la SAI). Si une signature manuscrite est requise (comme pour un affidavit), une copie numérisée du document est acceptable, à la condition que l'expéditeur conserve l'original.
Après avoir envoyé un courriel, l'expéditeur recevra une réponse automatique de la SAI accusant réception du courriel.
Veuillez ne pas envoyer de copie par la poste ou par une autre méthode si le document a été communiqué par courriel.
Communications non conformes ou inappropriées
Un courriel qui ne respecte pas les instructions susmentionnées peut être retourné à la partie, qui sera invitée à le retransmettre correctement. La SAI peut aussi refuser un courriel si l'auteur fait une mauvaise utilisation du service en envoyant des courriels excessivement longs, répétitifs ou irrespectueux à l'égard de la SAI ou de tout autre participant.
Moment où un document est jugé reçu
La date et l'heure inscrites sur le courriel font preuve du moment de leur réception à la SAI ou par une partie (Règles de la SAI 40(1) et (3)).
Pour obtenir de l'aide
Pour toute question concernant la communication de documents par courriel ou tout autre aspect du présent avis, veuillez communiquer avec
le Greffe de la SAI dans votre région.
Signé le 31 janvier 2020
Amendé le 10 juillet 2025