Programme du numérique

Messages clés

La Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) concentre ses efforts sur la transformation numérique afin d'améliorer l'accès à la justice pour les personnes qui participent à ses audiences relatives à l'immigration et au statut de réfugié.
La Commission a établi une stratégie numérique en 2019 afin de ne plus utiliser de papier; de simplifier ses processus; d'améliorer l'échange d'information avec ses partenaires et les clients et de mettre au point des outils modernes pour mieux soutenir les commissaires et son personnel.
Au bout du compte, les employés disposeront d'outils leur permettant de travailler de façon plus efficiente et efficace en accédant aux dossiers de cas et en les gérant électroniquement; et les parties pourront communiquer par voie numérique avec la CISR et accéder à tous les dossiers en format électronique.
Les perturbations causées par la COVID-19 ont accentué la nécessité de la transformation numérique pour améliorer la continuité des activités et réduire le recours aux procédures manuelles et aux interactions en personne. Elles ont été un moteur de changement au cours des huit derniers mois.
Tout récemment, en réaction à la COVID-19, nous avons :

investi dans des systèmes, des outils et des mesures de soutien pour les employés

Presque tous les employés dont le travail peut être effectué de la maison ont été équipés pour le faire, et ils sont en mesure de collaborer avec les autres employés et avec la direction au moyen du vidéobavardage et dans le cadre de réunions / séances de formation virtuelles.

Plus de la moitié des audiences de la CISR sont maintenant virtuelles. La Commission a modifié son approche à l'égard du modèle de tenue des audiences, de sorte que les audiences à distance constituent maintenant le modèle opérationnel par défaut pour la durée de la pandémie.

multiplié les possibilités pour les parties d'échanger de l'information numériquement avec la CISR, par courriel, par postel (un service de Postes Canada) et par son portail électronique

Au cours des prochaines années, la Commission a l'intention de moderniser ses outils de gestion des cas pour les commissaires et le personnel, d'accroître l'échange d'information entre les organisations partenaires et de continuer d'améliorer les moyens par lesquels les parties reçoivent et peuvent envoyer l'information et les avis à la Commission.

La CISR explore et utilise des moyens technologiques et d'échange d'information avec ses partenaires depuis quelques années :

En 2011, une interface numérique a été établie afin de permettre l'échange d'avis avec Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et l'Agence des services frontaliers du Canada (p. ex. contrôle sécuritaire préliminaire, avis de cas déféré et d'appel, et décision définitive).
En 2015, IRCC a accepté d'accorder un rôle au personnel de la CISR dans le Système mondial de gestion des cas, de façon à lui permettre d'obtenir tous les renseignements accessibles sur les demandes de visa de résident temporaire.
Depuis 2017, les conseils peuvent présenter des documents par voie électronique à la Section de la protection des réfugiés au moyen de postel.
Les télécopies reçues sont converties en documents électroniques (courriels).
En octobre 2018, un projet pilote de transmission de documents par voie électronique à la Cour fédérale a été lancé à Toronto.
En 2019-2020, tous les dossiers d'appel de la Section d'appel des réfugiés (SAR) figurant dans l'inventaire ont été numérisés.

Bien que ces initiatives aient été d'une grande valeur et ait mené à des améliorations des processus, en 2019, la Commission a établi sa stratégie numérique dans le but ne plus utiliser de papier, d'échanger l'information électroniquement avec ses partenaires et avec les intervenants et de fournir des outils modernes aux commissaires et au personnel.
La CISR cherche à moderniser toutes les étapes du traitement des demandes d'asile, de la réception à l'envoi des décisions par la poste, en passant par le triage, la mise au rôle et les audiences.
La CISR tâchera de faire en sorte qu'il soit plus facile pour les demandeurs d'asile/conseils, ses partenaires et son personnel de travailler dans un environnement numérique moderne.
L'utilisation du portail Mon dossier (ci-dessous) réduira au minimum l'utilisation du papier et accélérera les processus d'entrée et de sortie. Les décisions seront transmises plus efficacement, ce qui accélérera également les éventuels appels.
La mise au rôle sera automatisée pour toutes les parties (participants internes et externes) à l'ensemble des audiences de la CISR.

Le portail libre-service Mon dossier a été lancé le 13 novembre dans le cadre d'un projet pilote ouvert sur invitation seulement.
La Commission a invité un nombre limité de conseils à participer au projet pilote Mon dossier. Les conseils invités sont des membres en règle d'un ordre professionnel, et qui ont soit déjà exprimé un intérêt à l'égard de l'échange de documents électroniques avec la CISR, soit s'occupent d'affaires en instance à la CISR.
Le succès du projet pilote est mesuré à partir de la rétroaction reçue des conseils participants une fois qu'ils ont eu l'occasion d'utiliser les outils du portail Mon dossier.
Élaborée de façon souple et itérative, en collaboration avec les conseils choisis, l'approche permet à la Commission de régler tous les problèmes et de donner suite aux suggestions des utilisateurs avant de lancer l'application publiquement auprès de l'ensemble de ses clients.
Lorsqu'elle sera achevée, l'application en ligne sécuritaire permettra aux clients et à leur conseil d'interagir avec la Commission de manière plus efficace et plus simple, par exemple en prenant connaissance de l'information figurant dans leur dossier ainsi que des dates d'audience à venir par voie électronique.
En octobre 2020, la Commission a lancé les fonctions suivantes dans Mon dossier :

Expansion du rôle de délégué aux conseils.
Fonction Mon dossier offerte aux clients (par exemple les clients non représentés) et aux représentants désignés.
Dépôt électronique des appels à la SAR.