Échange d’information et interfaces système

Messages clés

  • La Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) maintient son engagement à l'égard d'un échange d'information efficace et efficient avec Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) afin d'assurer l'efficacité et l'intégrité du système d'asile et d'immigration du Canada.
  • Les décisions de la CISR sont communiquées à l'ASFC électroniquement à l'aide de nos interfaces système de gestion des cas, ainsi que par télécopieur, par courriel ou par courrier ordinaire, selon les circonstances.
  • En ce qui a trait aux décisionsen matière de protection des réfugiés et d'appels des réfugiés, qui peuvent déclencher l'exécution de la mesure de renvoi, la décision définitive (sans les motifs) est automatiquement communiquée au moyen d'une interface entre le système de gestion des cas (NOVA) de la CISR et le Système mondial de gestion des cas (SMGC) d'IRCC et de l'ASFC. La décision complète est également communiquée électroniquement par postel, par courriel crypté ou par service postal ou de messagerie.
  • Pour les enquêtes de la Section de l'immigration (SI), le ministre (ASFC) est toujours partie à l'instance. Les décisions peuvent être rendues de vive voix (décisions rendues à l'audience) ou par écrit. Dans le cadre des audiences en personne, les décisions étaient généralement remises en mains propres (dans la salle d'audience) avant la COVID. Maintenant, les décisions (qu'elles soient rendues à une audience en personne ou à distance) sont toutes communiquées par courriel, par télécopieur ou (parfois) par courrier. On continue d'utiliser la télécopie et le courrier lorsque l'audience se déroule à huis clos.
  • De même, pour les appels en matière d'immigration, le ministre (ASFC) est toujours partie à l'instance. Les décisions écrites sont envoyées par courriel (principal moyen de communication), par télécopieur ou (parfois) par courrier. La télécopie et le courrier continuent d'être utilisés lorsque les documents d'appel contiennent des renseignements confidentiels ou de nature délicate ou lorsqu'une partie ne peut recevoir de renseignements électroniques.
  • Pour l'avenir, les trois organisations se sont engagées à améliorer les interfaces système et à accroître l'échange d'information par voie électronique. Les investissements prévus dans le budget de 2019 (3,8 M$ à la CISR pour soutenir le projet d'interopérabilité en matière d'asile pendant deux ans) appuient la mise au point de nouvelles interfaces et l'accroissement de l'échange d'information et de documents entre les organisations partenaires.

Contexte

Processus d'interface (Section de la protection des réfugiés/Section d'appel des réfugiés)

  • L'interface du système de gestion des cas (interface NOVA/SSOBL) est une application automatisée qui permet aux systèmes de gestion des cas distincts de la CISR et d'IRCC de communiquer. L'interface NOVA/SSOBL exécute chaque soir les tâches suivantes :
  • extraire et envoyer des données du système de gestion des cas d'IRCC (SMGC) concernant les cas dont la Section de la protection des réfugiés (SPR) et la Section d'appel des réfugiés (SAR) sont saisies;
  • créer et mettre à jour des cas dans le système de gestion des cas de la CISR (NOVA), de sorte que les nouveaux cas déférés à la SPR soient automatiquement transférés du SMGC à NOVA, ce qui élimine la nécessité d'entrer les données deux fois;
  • extraire l'issue des instances et les décisions de la SPR et de la SAR et les transmettre de la CISR à IRCC et à l'ASFC grâce au téléversement automatisé dans le SMGC à partir de NOVA.
  • En moyenne, 25 000 transactions de données sont effectuées par l'intermédiaire de l'interface chaque mois.

Mesures de renvoi et décisions (par section)

Section de la protection des réfugiés et Section d'appel des réfugiés

  • Les demandeurs d'asile font l'objet d'une mesure de renvoi conditionnelle lorsqu'ils présentent leur demande d'asile. Si la demande d'asile est acceptée, la mesure de renvoi ne sera pas exécutée. Si le demandeur d'asile devient résident permanent du Canada, la mesure de renvoi sera annulée. Si la demande d'asile est rejetée, la mesure de renvoi entrera en vigueur une fois que tous les recours auront été épuisés (source : https://www.cbsa-asfc.gc.ca/security-securite/rem-ren-fra.html)
  • Interface système : transfert automatisé de NOVA au SMGC de l'issue des instances et des décisions, qu'IRCC et l'ASFC reçoivent tous les deux (par l'intermédiaire du SMGC).
  • Si le ministre intervient (partie à l'instance), les motifs (décisions) sont envoyés directement au conseil du ministre par service postal ou de messagerie, ou par courriel chiffré.
  • Si le ministre n'intervient pas, les motifs (décisions) sont envoyés au centre de tri d'IRCC/de l'ASFC par service de messagerie, par postel ou par courriel chiffré.
  • Le Greffe envoie les décisions à toutes les parties dans un délai de quatre à cinq jours ouvrables (après la signature de la décision par le commissaire)

Section d'appel de l'immigration

  • La Section d'appel de l'immigration (SAI) prend une mesure de renvoi lorsqu'elle fait droit à un appel du ministre [paragraphe 63(5)] et lorsqu'elle rejette un appel sur l'obligation de résidence [paragraphe 63(4)] seulement si l'appelant se trouve au Canada au moment où la décision est rendue.
  • La SAI confirme les mesures de renvoi prises par la SI ou par l'ASFC dans le cadre d'appels de mesures de renvoi lorsqu'elle rejette l'appel [paragraphes 63(2) et 63(3)].
  • Pas d'interface système.
  • Le ministre (ASFC) est toujours partie à l'instance.
  • Les motifs (décisions) sont envoyés par courriel (principal moyen de communication) ou par service postal ou de messagerie.
  • Le Greffe envoie les décisions dans les cinq jours ouvrables (après la signature de la décision par le commissaire).

Section de l'immigration

  • La SI prend une mesure de renvoi lorsqu'elle décide qu'une personne est interdite de territoire au Canada.
  • Pas d'interface système.
  • Le ministre (ASFC) est toujours partie à l'instance.
  • Enquête (décision rendue à l'audience) : les mesures sont remises en mains propres par le commissaire dans le cas des audiences en personne (personnes dans la salle d'audience) ou sont envoyées le jour même par le Greffe par courriel, par télécopieur et (parfois) par courrier lorsque l'audience est tenue à distance. Le Greffe envoie les transcriptions (motifs) par courriel, par télécopieur et (parfois) par courrier.
  • Enquête (décisions/motifs écrits) : le Greffe envoie la mesure et la décision par courriel, par télécopieur et (parfois) par courrier à toutes les parties dans un délai de deux jours ouvrables (après la signature de la décision par le commissaire).

Avenir (investissements/initiatives attribués pour améliorer l'échange d'information)

  • La CISR a reçu un budget de 3,8 M$ pour appuyer le projet d'interopérabilité en matière d'asile pendant deux ans (2019‑2021).
  • Des travaux importants sont prévus pour reconstruire et soutenir une nouvelle interface entre la CISR et les partenaires qui permettra d'accroître l'échange de données ainsi que l'échange de documents.
  • Le projet apporte des améliorations en :
    • améliorant les échanges de données existants entre IRCC, l'ASFC et la CISR, ce qui se traduit par un échange de données électroniques en temps réel meilleur et plus efficace;
    • améliorant la fonctionnalité actuelle des systèmes en y intégrant l'automatisation et la numérisation (pour remplacer le papier);
    • créant des applications en ligne pour permettre aux conseils et aux clients de présenter des demandes, de mettre à jour des renseignements, de communiquer des documents et de recevoir des avis.
  • Par conséquent, en moyenne 10 000 documents de plus (provenant de toutes les sections) seront téléversés dans le système chaque mois, documents qui, autrement, auraient été envoyés par courrier, comme c'est le cas actuellement.
    • Ce projet permettra non seulement de réduire le risque d'erreur et de perte de documents, mais il pourrait aussi permettre de réduire de 80 % le courrier sortant sur papier.
  • À titre de mesure provisoire, les partenaires du portefeuille examinent les possibilités d'accroissement de l'échange d'information par voie électronique (p. ex. en utilisant postel).
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