Mandat
Contexte
En tant qu’institution fédérale indépendante, la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) doit établir ses propres priorités stratégiques et élaborer ses procédures et initiatives opérationnelles. Cela dit, pour veiller à une mise en œuvre réussie des nouvelles procédures et initiatives touchant les intervenants et les personnes qui comparaissent devant elle, la CISR reconnaît qu’elle peut devoir mener des discussions ou des consultations avec ses intervenants.
Le Comité consultatif (CC) de la CISR est composé de représentants d’organismes d’intervenants nationaux et de cadres supérieurs de la CISR. Le rôle du CC de la CISR est d’informer les intervenants des priorités et des initiatives organisationnelles de la CISR ainsi que de recueillir leur point de vue et de les consulter relativement à des initiatives particulières, au besoin.
Lors de la réunion du 18 juin 2019, le CC de la CISR a reconnu qu’une collaboration stratégique plus fréquente et continue était nécessaire en ce qui concerne les efforts de numérisation de la CISR. Par conséquent, la CISR s’est engagée à créer un sous-comité du Comité consultatif de la CISR, le Comité consultatif sur le passage au numérique (CCPN).
Mandat
Le CCPN est chargé d’engager un dialogue sur la présence numérique de la CISR à l’externe au moyen de méthodes axées sur l’utilisateur, y compris des tests de convivialité. Les intervenants participants au CCPN représentent différents groupes d’utilisateurs et comprennent les besoins et les expériences des utilisateurs lorsqu’ils utilisent les services numériques externes de la CISR. Les intervenants participants sont invités à fournir leur point de vue sur la technologie utilisée pour appuyer les audiences et d’autres outils axés sur l’utilisateur en cours de développement pour en guider la conception. Le dirigeant principal de l’innovation et de la technologie rend ensuite compte au CC de la CISR des principales discussions et décisions du CCPN en tant que point permanent de l’ordre du jour lors des réunions semestrielles du CC de la CISR.
Objectif
L’objectif du CCPN est de recueillir les commentaires des utilisateurs sur les services numériques externes de la CISR, y compris, mais sans s’y limiter, le portail Mon dossier. Les commentaires recherchés portent notamment sur les besoins des utilisateurs, les défis et les solutions/occasions possibles.
Membres
Parmi les membres (internes) de la CISR, mentionnons :
- le président du Comité : dirigeant principal de l’innovation et de la technologie;
- la directrice principale, Stratégie numérique et exécution de projets et Direction de l’innovation;
- un représentant de chaque section de la CISR (la participation sera fondée sur les thèmes de l’ordre du jour);
- la directrice principale, Direction des politiques, de la mobilisation et des affaires parlementaires;
- le directeur principal, Direction des services de soutien au tribunal;
- le directeur, Solutions logicielles;
- le directeur, Systèmes des tribunaux, gestion des produits, soutien;
- le gestionnaire, Gestion du changement, mobilisation et communications concernant la transformation numérique;
- l’avocat principal, Services juridiques;
- le gestionnaire ou le conseiller principal en diffusion externe, Diffusion externe et mobilisation.
Parmi les intervenants et membres (externes) du Comité, mentionnons :
- Aide juridique Montréal|Laval – 1 membre
- Association québécoise des avocats et avocates en droit de l'immigration (AQAADI) – 1 membre
- Association canadienne des conseillers professionnels en immigration (ACCPI) – 1 membre
- Association canadienne des avocats et avocates en droit des réfugiés (ACAADR) – 1 membre
- Association du Barreau canadien (ABC) – 1 membre
- Conseil canadien pour les réfugiés (CCR) – 1 membre
- Legal Aid British Columbia (LABC) – 1 membre
- Aide juridique Ontario (AJO) – 1 membre
- Refugee Lawyers Association of Ontario (RLA) – 1 membre
À la discrétion de la CISR, d’autres membres de la haute direction ou experts en la matière pourraient être invités à participer aux réunions du Comité.
Fréquence des réunions
Le CCPN se réunit deux fois par année. En outre, des réunions ou des consultations peuvent être tenues de façon ponctuelle.
Services de secrétariat
L’équipe de la Diffusion externe et de la mobilisation de la CISR, au sein de la Direction générale des orientations stratégiques et des affaires ministérielles (DGOSAM), assurera la fonction de secrétariat. La principale responsabilité du secrétariat est de convoquer et de coordonner la logistique des réunions du Comité ainsi que de gérer la correspondance de la CISR avec les membres externes du Comité.
Les responsabilités du secrétariat sont notamment les suivantes :
- Élaborer les invitations et les ordres du jour des réunions, en consultation avec les membres internes du Comité.
- Coordonner la distribution des documents à l'appui des réunions avec les membres internes pertinents du Comité.
- Distribuer les documents finaux des réunions aux membres internes et externes du Comité.
- Rédiger des comptes rendus de réunion, en collaboration avec le Bureau du dirigeant principal de l'innovation et de la technologie.
- Établir des rapports sur les mesures à prendre après chaque réunion et en assurer le suivi, en consultation avec les membres internes pertinents du Comité.