Rapport annuel concernant la Loi sur l’accès à l’information 2020-2021

​​Table de matières

1. Introduction
2. La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
1. ​ La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
2. La Direction des communications et de l’accès à l’information
3. Délégation de pouvoirs
4. Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – Interprétation
1. Demandes reçues
2. Décisions à l’égard des demandes traitées
3. Exceptions invoquées
4. Exclusions citées
5. Délai de traitement
6. Prorogation des délais
7. Traduction
8. Méthode de consultation
9. Droits et coûts
10. COVID-19
5. Demandes d’accès à l’information informelle
6. Demandes de consultation
   
7. Plaintes et enquêtes
8. Activités de surveillance
9. Activités de sensibilisation et de formation
10. Politiques, lignes directrices et procédures
11. Salles de consultation
12. Annexe A : Ordonnances de délégation de pouvoirs
13. Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2020-2021

1. Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) a pour objet de fournir un droit d’accès à l’information figurant dans les documents relevant d’une institution fédérale aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada, sous réserve d’exceptions limitées et précises.

L’article 94 de la Loi exige que le responsable de chaque institution fédérale dépose, à la fin de chaque exercice, un rapport d’application de la Loi en ce qui concerne son institution.

Le présent rapport annuel présente un résumé de la gestion et de l’application de la Loi à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) au cours de la période de référence 2020 2021. Il s’adresse au grand public, aux parlementaires et au personnel de la CISR.

2. Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

I. La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

La CISR est le plus grand tribunal administratif indépendant au Canada. Sa mission consiste à régler, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d’immigration et de statut de réfugié.

La CISR est actuellement composée de quatre sections :

• La Section de la protection des réfugiés (SPR), qui statue :
• sur les demandes d’asile présentées au Canada;
• sur les demandes d’annulation de la qualité de réfugié;
• sur les demandes de perte de l’asile.
• La Section de l’immigration (SI), qui :
• effectue des enquêtes sur des étrangers ou des résidents permanents qui demandent à entrer au Canada ou qui s’y trouvent déjà et seraient interdits de territoire;
• contrôle les motifs de détention d’étrangers ou de résidents permanents détenus pour des raisons d’immigration.
• La Section d’appel de l’immigration (SAI), qui instruit :
• les appels interjetés contre le refus, par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), de demandes de parrainage au titre de la catégorie du regroupement familial;
• les appels interjetés contre certaines mesures de renvoi prises à l’égard de résidents permanents, de réfugiés au sens de la Convention, d’autres personnes protégées et de titulaires d’un visa de résident permanent;
• les appels interjetés par des résidents permanents au sujet desquels un agent d’IRCC, hors du Canada, a conclu qu’ils avaient manqué à l’obligation de résidence;
• les appels interjetés par le ministre de la Sécurité publique contre des décisions rendues par la SI au terme d’une enquête.

La quatrième section, la Section d’appel des réfugiés (SAR), a été mise en place en décembre 2012 avec l’entrée en vigueur de la Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés et la Loi visant à protéger le système d’immigration du Canada.

La SAR instruit :

• les appels interjetés contre une décision de la SPR d’accueillir ou de rejeter une demande d’asile;
• les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant la perte de l’asile;
• les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant l’annulation d’une décision ayant accueilli une demande d’asile.

Le président de la CISR rend des comptes au Parlement par l’entremise du ministre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

II. La Direction des communications et de l’accès à l’information

La Direction des communications et de l’accès à l’information veille à ce que la CISR respecte les obligations prévues par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de la manière suivante :

• traiter les demandes d’accès à l’information et les demandes de renseignements personnels pour la CISR;
• répondre aux demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales;
• donner des conseils et une orientation au personnel de la CISR en ce qui concerne l’interprétation des deux lois de même que des politiques et des lignes directrices connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• au nom de la CISR, assurer la liaison avec le SCT, le Commissariat à la vie privée et le Commissariat à la protection des renseignements personnels de même qu’avec d’autres ministères et organismes gouvernementaux relativement à un large éventail de questions qui touchent l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), allant de l’interprétation de la loi aux détails des processus et des procédures;
• fournir des observations sur l’élaboration des politiques et des procédures de la CISR pour assurer leur conformité aux dispositions des deux lois;
• assurer la coordination de la préparation du chapitre Info Source de la CISR;
• préparer les rapports annuels à l’intention du Parlement sur l’application de chaque loi;
• participer aux tribunes sur l’AIPRP, par exemple aux réunions et aux groupes de travail de la collectivité de l’AIPRP du SCT.

L’équipe de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) qui est au sein de la Direction des communications et de l’accès à l’information fait partie de la Direction générale des orientations stratégiques et des affaires ministérielles. Elle est constituée d’un gestionnaire/coordonnateur, d’un superviseur, de six agents de l’AIPRP et deux commis.

Bien que l'article 96 de la Loi sur l'accès à l'information permette aux institutions relevant du même ministre de conclure entre elles des ententes afin de partager les ressources et la capacité de l'AIPRP, la CISR n'a conclu aucune entente de service pour la période de référence.

3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l’article 95(1) de la Loi, le responsable d’une institution gouvernementale peut, par arrêté, déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés de l’institution.

L’autorité nécessaire pour exercer les attributions du président (administrateur général) de la CISR pour l’application de la Loi a été déléguée au directeur exécutif, au directeur général de la Direction générale des orientations stratégiques et des affaires ministérielles, au directeur de la Direction des communications et de l’accès à l’information ainsi qu’au gestionnaire /coordonnateur de l’AIPRP.

Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est jointe à l’Annexe A.

4. Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information – Interprétation

Voici un aperçu des renseignements statistiques figurant à l’Annexe B du présent rapport.

I. Demandes reçues

En 2020 2021, la CISR a reçu 160 demandes officielles d’accès à l’information, dont la majorité provenait du secteur commercial, ce qui représente une diminution de 43 % du volume de demandes par rapport à l’exercice 2019 2020, au cours duquel 229 demandes officielles avaient été présentées. En outre, 34 autres demandes ont également été reportées de l’exercice précédent.

II. Décisions à l’égard des demandes traitées

Au total, 153 demandes officielles ont été traitées durant la période de référence 2020 2021. Les demandes traitées ont été réglées de la manière suivante :

Parmi les 82 820 pages examinées en réponse à ces demandes, 60 410 pages ont été communiquées. En comparaison avec l’exercice précédent, ce sont approximativement 41 000 pages de moins qui ont été examinées et 49 500 pages de moins qui ont été communiquées en 2020-2021.

Les cas où l’accès aux documents n’a pas été accordé sont attribuables à des situations indépendantes de la volonté de la CISR. Au total, 15 demandes ont été transmises à d’autres institutions gouvernementales. De plus, 22 autres demandes n’ont pu être traitées parce que la CISR ne possédait aucun document pertinent. Enfin, 5 demandes ont été réputées abandonnées, puisque les demandeurs n’avaient pas acquitté les droits liés à la demande ou n’avaient pas fourni les précisions demandées pour traiter la demande.

III. Exceptions invoquées

La section 3.2 du rapport statistique catégorise les exceptions appliquées conformément à la Loi. En 2020 2021, la CISR a principalement eu recours aux exceptions prévues aux dispositions suivantes de la Loi :

• le paragraphe 19(1) portant sur les renseignements personnels,
• le paragraphe 21(1) portant sur les activités du gouvernement,
• le paragraphe 23 portant sur le secret professionnel des avocats.

Mentionnons qu’une exception invoquée plusieurs fois dans le cadre d’une même demande n’est inscrite qu’une seule fois dans le rapport statistique ci-joint.

IV. Exclusions citées

Selon les articles 68 et 69, la présente Loi ne s’applique pas aux :

• documents publiés ou mis en vente dans le public;
• documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d’exposition pour le public;
• documents déposés aux bibliothèques et aux musées par des personnes ou organisations extérieures aux institutions fédérales ou pour ces personnes ou organisations;
• documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

La section 3.3 du rapport statistique est réservée à la présentation de données sur le nombre d’exclusions appliquées conformément à ces articles de la Loi.

Au cours de la période de référence 2020 2021, la CISR a appliqué une seule exclusion au titre de l’article 68 et aucune exclusion au titre de l’article 69 de la Loi.

V. Délai de traitement

Le tableau ci-dessous résume le délai de traitement des 153 demandes traitées en 2020 2021. Parmi ces demandes, 74,5 % ont été traitées dans les délais prévus.

Il est à noter qu’en début de pandémie, la CISR a interrompu toutes les fonctions en présentiel afin de protéger la santé et la sécurité du personnel. L’impact de cet arrêt a rendu impossible l’observation du délai légal prévu pour un total de 31 demandes en raison de l’impossibilité d’accéder aux dossiers papier puisque les employés travaillaient à domicile. Si ces dossiers en retard n’avaient pas été pris en compte, le délai de traitement des demandes aurait été de l’ordre de 94,7 %.

Ceci signifie que la CISR a répondu à un total de:

• 90 demandes dans un délai de 30 jours ou moins (59 %),
• 6 demandes dans un délai de 31 à 60 jours (4 %),
• 18 demandes dans un délai de 61 à 120 jours (12 %),
• 12 demandes dans un délai de 121 à 180 jours (8 %), et
• 27 demandes dans un délai de 181 jours ou plus (17 %)

VI. Prorogation des délais

L’article 9 de la Loi autorise les institutions gouvernementales à proroger le délai de 30 jours prévu par la loi pour le traitement d’une demande.

Au cours de la période de référence 2020 2021, la CISR a prorogé le délai dans 29 cas au total. Dans 25 de ces cas, le délai prévu par la loi a été prorogé parce que la demande portait sur un nombre important de documents ou exigeait une recherche dans un nombre important de documents et que le respect du délai de traitement initial aurait entravé de manière déraisonnable le fonctionnement de la CISR.

Dans 4 autres cas, des consultations auprès d’autres institutions gouvernementales ou de tiers ont été nécessaires et rendaient pratiquement impossible l’observation du délai initial.

VII. Traduction

Aucune demande de traduction de documents d’une langue officielle à l’autre n’a été présentée durant la période de référence.

VIII. Méthode de consultation

En 2020 2021, 110 demandes ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle. Dans 21 de ces cas, une copie papier a été remise aux demandeurs, alors que, dans les 89 autres cas, les documents ont été remis sous forme électronique.

Mentionnons que ces chiffres sont fondés uniquement sur les demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués.

IX. Droits et coût

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité compétente fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements qui suivent sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information;
• Montant des frais : 5 $ – les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information;
• Total des revenus : 780 $;
• Frais dispensés : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et aux modifications à la Loi sur l'accès à l'information entrées en vigueur le 21 juin 2019, la CISR dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement;
• Coût : Le coût consacré par l’équipe de l’AIPRP pour l’application de la Loi est estimé à 149 306 $ sous forme de rémunération. Les ressources humaines utilisées pour la période de référence sont deux employés à temps plein.

X. COVID-19

Étant donné que le télétravail était une pratique courante au sein de l’équipe l’AIPRP avant la pandémie, les mesures exceptionnelles qui ont été mises en place par le gouvernement du Canada pour lutter contre la COVID-19 ont eu un faible impact sur la capacité de la CISR à recevoir les demandes, comme le prévoit la Loi sur l’accès à l’information. Cependant, les difficultés d’accès aux dossiers papier puisque les employés travaillaient à domicile ont entrainé des retards dans les délais de traitement. En début de pandémie, ce problème a entraîné des retards pour 31 demandes. Des mesures administratives ont depuis été prises pour régler cette situation.

5. Demandes d’accès à l’information informelles

En 2020 2021, la CISR a traité 205 demandes d’accès à l’information informelles, ce qui représente une diminution de 23 % du volume de demandes par rapport à la période de référence précédente, au cours de laquelle 267 demandes avaient été traitées. Au total, 159 041 pages ont été communiquées aux demandeurs.

La majorité des documents examinés en réponse à des demandes d’accès à l’information informelles portait sur des décisions rendues dans des cas d’immigration et de statut de réfugié qui sont mises à la disposition du public par voie électronique au moyen du site Web de l’Institut canadien d’information juridique.

Étant donné que la majorité des audiences de la SPR et de la SAR sont tenues à huis clos, les décisions de la SPR et de la SAR doivent être épurées par l’équipe de l’AIPRP avant d’être rendues publiques, de façon à assurer la confidentialité des procédures et à protéger les renseignements personnels des demandeurs d’asile.

Les audiences de la SI et de la SAI sont publiques, à moins qu’une ordonnance exige qu’elles soient tenues, en tout ou en partie, à huis clos. Lorsqu’une telle ordonnance est rendue, la décision est épurée par l’AIPRP avant d’être rendue publique.

6. Demandes de consultation

En 2020 2021, la CISR a répondu à 15 demandes de consultation présentées par d’autres institutions ou organisations gouvernementales. Au total, 168 pages ont été examinées en réponse à ces consultations, et la majorité des pages ont fait l’objet d’une recommandation favorable concernant la communication au demandeur.

7. Plaintes et enquêtes

Au cours de l’exercice 2020 2021, cinq nouvelles plaintes contre la CISR ont été déposée auprès du Commissariat à l’information du Canada. Quatre plaintes, dont deux reçues pendant les années financières précédentes (2017 à 2019) ont été traitées puis fermées. Ces cinq plaintes représentent 3,3 % de toutes les demandes reçues et traitées durant cette même période. Quatre de ces plaintes étaient liée au aux exceptions alors que la quatrième était en lien avec le traitement de la demande (omission de mener des recherches raisonnables) Un total de trois plainte étaient toujours active à la fin de l’année.

Jusqu’à présent, aucun enjeu important n’a été soulevé suite à l’ouverture de ces enquêtes en matière d’accès à l’information, et aucune vérification des pratiques de la CISR en matière d’accès à l’information n’a été effectuée pendant l’exercice 2020-2021.

8. Activités de surveillance

Le gestionnaire, en collaboration avec le superviseur et les analystes, assurent la surveillance du temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès à l’information, et ce, de façon hebdomadaire. De plus, le personnel de l’AIPRP effectue périodiquement des activités de diagnostic concernant le traitement des diverses demandes reçues.

9. Activités de sensibilisation et de formation

Aucune séance officielle de sensibilisation à l’AIPRP n’a été donnée au personnel de la CISR. Toutefois, des formations individuelles et informelles ont été offertes, lorsque le besoin se présentait. De plus, l’équipe de l’AIPRP travaille actuellement à mettre à jour sa formation générale sur l’AIPRP laquelle aura une portion portant sur les invasions de vie privée.

10. Politiques, lignes directrices et procédures

La CISR a appliqué l’Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels 2020-03 : protection des renseignements personnels lors de la diffusion de renseignements à propos d’un petit nombre de personne au cours de la période de référence 2020 2021, afin d’empêcher l’identification d’individus à partir de petits ensembles de données dans des contextes très sensibles (par exemple, les demande d’asile).

11. Salles de consultation

Les personnes qui souhaitent consulter des documents communiqués au titre de la Loi peuvent généralement communiquer avec la Direction des communications et de l’accès à l’information afin de prendre des arrangements pour examiner les trousses de réponse au siège de la CISR à Ottawa ou dans l’un de nos bureaux régionaux. Cependant, et en raison des mesures exceptionnels mises en place par le gouvernement du Canada pour freiner la COVID-19, il n’a pas été possible de le faire en 2020-2021.

Annexe A - Delegation Orders (Access to Information Act)

En vertu de l’article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information, le Président de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnées à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdites postes, les attributions dont le Président est, en qualité de responsable de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 12^ième jour de janvier, 2021.

Richard Wex, Président

Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Sources de demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2: Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3: Demande fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect de délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4: Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5: Frais

Section 6: Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

6.2 Recommandatins et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organizations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8: Plaintes et enquêtes

Section 9: Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10: Ressources liées à la Loi sur l'accés à l'information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

​Annexe C - Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Le nombre de semaines pendant lesquelles la CISR a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classifications :

2.2 Le nombre de semaines pendant lesquelles la CISR a pu traiter des documents électronique dans différents niveaux de classifications :​