Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022 à 2023

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Introduction et objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) a pour objet de fournir aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, le droit d'accès aux renseignements personnels que détiennent les institutions fédérales, sous réserve d'exceptions limitées et précises. Toutefois, en raison de l'entrée en vigueur du Décret d'extension no 3 daté du 13 juillet, 2022, tout individu a le droit d'accéder aux renseignements personnels dont les institutions fédérales disposent à son sujet et ce, qu'il se trouve au Canada ou à l'étranger.

Le paragraphe 72(1) de la Loi exige que le responsable de chaque institution fédérale dépose, à la fin de chaque exercice, un rapport d'application de la Loi en ce qui concerne son institution.   

Le présent rapport annuel présente un résumé de la gestion et de l'application de la Loi à la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) au cours de la période de référence 2022-2023. Il s'adresse au grand public, aux parlementaires et au personnel de la CISR.

La Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada

La CISR est le plus grand tribunal administratif indépendant au Canada. Sa mission consiste à régler, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d'immigration et de statut de réfugié.

La CISR est composée de quatre sections :

  • La Section de la protection des réfugiés (SPR), qui statue :
      • sur les demandes d'asile présentées au Canada
      • sur les demandes d'annulation de la qualité de réfugié
      • sur les demandes de perte de l'asile
  • La Section de l'immigration (SI), qui :
      • effectue des enquêtes sur des étrangers ou des résidents permanents qui demandent à entrer au Canada ou qui s'y trouvent déjà et seraient interdits de territoire
      • contrôle les motifs de détention d'étrangers ou de résidents permanents détenus pour des raisons d'immigration
  • La Section d'appel de l'immigration (SAI), qui instruit :
    • les appels interjetés contre le refus, par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), de demandes de parrainage au titre de la catégorie du regroupement familial
    • les appels interjetés contre certaines mesures de renvoi prises à l'égard de résidents permanents, de réfugiés au sens de la Convention, d'autres personnes protégées et de titulaires d'un visa de résident permanent
    • les appels interjetés par des résidents permanents au sujet desquels un agent d'IRCC, hors du Canada, a conclu qu'ils avaient manqué à l'obligation de résidence 
    • les appels interjetés par le ministre de la Sécurité publique contre des décisions rendues par la SI au terme d'une enquête
  • La Section d'appel des réfugié (SAR), qui instruit :
    • les appels interjetés contre une décision de la SPR d'accueillir ou de rejeter une demande d'asile
    • les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant la perte de l'asile
    • les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant l'annulation d'une décision ayant accueilli une demande d'asile

Le président de la CISR rend des comptes au Parlement par l'entremise du ministre d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

La Direction des communications et de l'accès à l'information

La Direction des communications et de l'accès à l'information veille à ce que la CISR respecte les obligations prévues par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de la manière suivante :

  • traiter les demandes d'accès à l'information et les demandes de renseignements personnels faites à la CISR
  • répondre aux demandes de consultation présentées par d'autres institutions fédérales
  • donner des conseils et une orientation au personnel de la CISR en ce qui concerne l'interprétation des deux Lois de même que des politiques et des lignes directrices connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)
  • au nom de la CISR, assurer la liaison avec le SCT, le Commissariat à la vie privée et le Commissariat à la protection des renseignements personnels et d'autres ministères et organismes gouvernementaux relativement à un large éventail de questions qui touchent l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), allant de l'interprétation de la loi aux détails des processus et des procédures  
  • fournir des observations sur l'élaboration des politiques et des procédures de la CISR pour s'assurer qu'elles se conforment aux dispositions des deux Lois
  • assurer la coordination de la préparation du chapitre Info Source de la CISR
  • préparer les rapports annuels à l'intention du Parlement sur l'application de chaque Loi
  • participer aux tribunes sur l'AIPRP, par exemple aux réunions et aux groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP du SCT

L'équipe responsable de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) qui est au sein de la Direction des communications et de l'accès à l'information fait partie de la Direction générale des orientations stratégiques et des affaires ministérielles. Elle est constituée des positions suivantes : un gestionnaire/coordonnateur, un superviseur, six agents de l'AIPRP et deux commis.

Au cours de la période de référence, la CISR n'a pas fourni de service à une autre institution fédérale selon l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela est principalement dû à la taille de l'équipe de l'AIPRP qui est déjà très petite.

Bien que l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permettre aux institutions relevant du même ministre de conclure entre elles des ententes afin de partager les ressources et la capacité de l'AIPRP, la CISR n'a conclu aucune entente de service pour la période de référence.

Ordonnance de délégation de pouvoir

En vertu de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable d'une institution gouvernementale peut, par arrêté, déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés de l'institution.   

L'autorité nécessaire pour exercer les attributions du président (administrateur général) de la CISR en matière d'application de la Loi a été déléguée au directeur exécutif, au directeur général de la Direction générale des orientations stratégiques et des affaires ministérielles, au Directeur de la Direction des communications et de l'accès à l'information, au gestionnaire/coordonnateur de l'AIPRP ainsi qu'au superviseur de l'AIPRP.

Le président, le directeur exécutif, l'agent de sécurité de la Commission, l'agent de sécurité adjoint de la Commission et l'agent de sécurité régional sont chargés d'autoriser la communication de renseignements personnels jugés d'intérêt public au titre de l'alinéa 8(2)m) de la Loi.

Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoir se trouve à l'Annexe A.

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – Interprétation

Voici un aperçu des renseignements statistiques contenus à l'Annexe B du présent rapport.  

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

En 2022-23, la CISR a reçu 1570 demandes officielles de renseignements personnels, ce qui représente une diminution de 11,5 % du volume de demandes par rapport à l'exercice 2021-2022, au cours duquel 1775 demandes officielles avaient été présentées.

De plus, 69 demandes étaient en suspens à la fin de la période de référence précédente et un total de 48 demandes reçues en 2022-2023 ont été reportées à l'exercice 2023-2024. En date du 31 mars 2023, ces demandes étaient traitées dans les délais prescrits par la loi.

Les principales données des cinq dernières périodes de référence sont présentées dans le tableau ci-dessous :

1.1 Nombre de demandes reçues
Format texte - 1.1 Nombre de demandes reçues
1.1 Nombre de demandes reçues
-2018-20192019-20202020-20212021-20222022-2023
Reçues3 3722 0941 3381 7751 570
En suspens643201226674
Fermées3 1162 3001 3941 7671 596
Reportées320114667448
 

Au cours des cinq dernières années, le nombre de demandes reçues et traitées par la CISR a fluctué d'une année à l'autre. En moyenne, 2030 demandes ont été reçues et 2035 demandes ont été traitées annuellement.

1.2 Mode des demandes

En 2022-2023, 1228 demandes officielles (78,2 %) ont été reçues par courriel, 289 demandes (18,4 %) ont été reçues en ligne, 42 demandes (2,7 %) ont été reçues par télécopieur, et 11 demandes (0,7 %) ont été reçues par courrier.

Aucune demande n'a été reçue en personne ou par téléphone.

1.2 Mode des demandes
Format texte - 1.2 Mode des demandes
1.2 Mode des demandes
-2022-2023
En ligne289
Courriel1 228
Poste11
Télécopieur
42
En personne 0
Téléphone0
 

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

La CISR a traité un total de 4 demandes informelles de renseignements personnels au cours de la période de référence. Au total, 2 demandes ont été reçues durant l'exercice de référence et 2 demandes en suspens provenaient de la période de référence précédente. Au total, 4 demandes ont été traitées en 2022-2023 et aucune demande n'a été reportée en 2023-2024.

2.2 Mode des demandes informelles

Une (1) demande a été reçue par courriel et une (1) demande a été reçue par la poste.

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

Parmi les 4 demandes traitées, 4 ont été traitées au cours de la période de référence. Sur ces 4 demandes, 3 ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours et 1 demande a été traitée dans un délai de 31 à 60 jours.

2.4 Pages communiquées informellement

Des 4 demandes informelles traitées, des pages ont été communiquées en réponse à toutes les demandes. Cela représente un total de 729 pages communiquées.

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Le tableau ci-dessous résume le délai de traitement des 1596 demandes traitées en 2022-23.

3.1 Disposition et délai de traitement
Format texte - 3.1 Disposition et délai de traitement
3.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandesDélai de traitement
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 jours et plus
Ni confirmée ni infirmée
10711
Demande abandonée16610
Aucun document n'existe90310832
Communication partielle1045215
Communication totale176260192
 

Ceci signifie que la CISR a répondu à un total de :

  • 1115 demandes dans un délai de 15 jours ou moins (69,9 %)
  • 426 demandes dans un délai de 16 à 30 jours (26,7 %)
  • 45 demandes dans un délai de 31 à 60 jours (2,8 %)
  • 5 demandes dans un délai de 61 à 120 jours (0,3 %)
  • 4 demandes dans un délai de 181 à 365 jours (0,25 %)
  • 1 demande dans un délai de plus de 365 jours (0,05 %)

De plus, et en ce qui concerne la répartition des cas traités :

  • 28,6 % des demandes ont fait l'objet d'une communication totale
  • 5,1 % des demandes ont fait l'objet d'une communication partielle
  • 63,7 % des demandes ne comportaient aucun document pertinent
  • 1,4 % des demandes ont été abandonnées
  • 1,2 % des demandes a été refusée

En ce qui concerne les demandes abandonnées, les demandeurs n'ont pas pu fournir suffisamment de renseignements pour permettre à la CISR de trouver la documentation demandée ou n'ont pas obtenu le consentement écrit d'une autre personne afin d'autoriser la CISR à divulguer les renseignements personnels de cette personne.

De plus, un total de 1016 demandes (soit 63,7 %) n'ont pas pu être traitées, car aucun document pertinent n'existait. En effet, chaque année, l'équipe de l'AIPRP de la CISR reçoit des demandes de renseignements personnels provenant de personnes présentes au Canada qui souhaitent obtenir, dans le but de se rendre en Inde, une lettre attestant qu'elles n'avaient jamais présenté une demande d'asile. Le consulat général de l'Inde exige qu'une lettre de la CISR soit jointe à chaque demande pour préciser si la personne a présenté une demande d'asile et, dans l'affirmative, si la demande d'asile a été accueillie, rejetée, retirée ou abandonnée.

3.2 Exceptions

La section 3.2 du rapport statistique catégorise les exceptions appliquées conformément à la Loi. En 2022-2023, la CISR a principalement eu recours aux exceptions prévues par les dispositions suivantes de la Loi :

3.2 Exceptions
Format texte - 3.2 Exceptions
3.2 Exceptions
SectionNombre de demandes
192
2227
2654
278
 

Mentionnons qu'une exception invoquée plusieurs fois dans le cadre d'une même demande n'est inscrite qu'une seule fois dans le rapport statistique ci-joint.

3.3 Exclusions

Au cours de la période de référence 2022-2023, aucune exclusion en vertu des articles 69 et 70 de la Loi n'a été appliquée par la CISR.

3.4 Format des documents communiqués

Conformément à la période de référence précédente, le format électronique a été le support privilégié (91 %) pour communiquer l'information. De plus, le support audio a été utilisé pour communiquer l'information pour 50 demandes (8,8 %) et le support papier l'a été dans un seul cas (0,2 %).

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Un total de 246 111 pages ont été examinées et 210 142 pages ont été communiquées en 2022-2023. En comparaison avec l'exercice précédent, ce sont approximativement 74 976 pages de plus qui ont été traitées et 72 579 pages de plus qui ont été communiquées en 2022-2023.

Le tableau ci-dessous résume le nombre de pages traitées et communiquées au cours des cinq dernières années :

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Format texte - 3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
-2018-20192019-20202020-20212021-20222022-2023
Nombre de pages traitées153 188188 759131 859171 1351246 111
Nombre de pages communiquées144 059177 601129 633137 563210 142
  
3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Au cours du dernier exercice financier, un total de 246 demandes comportaient moins de 100 pages traitées. De plus, 171 avaient entre 100 et 500 pages traitées, 101 avaient entre 501 et 1000 pages traitées, 60 avaient entre 1001 et 5000 pages traitées, et 2 demandes avaient plus de 5000 pages traitées.

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Dans l'ensemble, 50 demandes d'audio ont été reçues au cours du dernier exercice, ce qui représente un total de 8721 minutes qui ont été traitées et divulguées.

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

En ce qui concerne les minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur de ces 50 demandes, nous pouvons établir ce qui suit :

  • dans 5 cas, moins de 60 minutes ont été traitées (total de 215 minutes)
  • dans 12 cas, entre 60 et 120 minutes ont été traitées (total de 1134 minutes)
  • dans 33 cas, plus de 120 minutes ont été traitées (total de 7372 minutes)
3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Aucune demande de vidéo n'a été reçue au cours du dernier exercice.

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

Aucune demande de vidéo n'a été reçue au cours du dernier exercice.

3.5.7 Autres complexités

Au cours du dernier exercice,  96 demandes ont présenté des complexités ; aucune n'a nécessité de consultation tandis que certaines ont nécessité des conseils juridiques (13), avaient des renseignements interreliés (51) ou ont fait l'objet d'autres complexités (32).

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Au cours de 2022-2023, 1570 demandes ont été fermées dans les délais prescrits par la loi, ce qui représente 98,37 %.

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Au cours de la période de référence 2022-2023, la CISR a fermé un total de 26 demandes au-delà des délais prescrits par la Loi. Dans 25 de ces cas, la raison de la fermeture des demandes au-delà des délais prescrits par la Loi était que le respect du délai de traitement initial aurait entravé de manière déraisonnable le fonctionnement de la CISR. Dans un cas, une raison autre a rendu impossible l'observation du délai initial prévu.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

Des 26 demandes, 14 ont été traitées dans un délai de moins de 15 jours au-delà des délais prévus par la Loi; 3 ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours au-delà des délais prévus par la Loi; 4, dans un délai de 31 à 60 jours au-delà des délais prévus par la Loi; 0, dans un délai de 61 à 120 jours au-delà des délais prévus par la Loi ; 1, dans un délai de 121 à 180 jours au-delà des délais prévus par la Loi; 3, dans un délai de 181 à 365 jours au-delà des délais prévus par la Loi et 1 demande a été traitée dans un délai de plus de 365 jours au-delà des délais prévus par la Loi.

3.8 Demandes de traduction

Il n'y a eu aucune demande de traduction de documents d'une langue officielle à l'autre au cours de la période de référence.

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

En 2022-2023, des renseignements personnels ont été divulgués conformément aux paragraphes suivants de la Loi, comme indiqué dans le tableau ci-dessous :

Section 4: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Format texte - Section 4: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Section 4: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
8(2)(a)9
8(2)(d)124
8(2)(e)116
8(2)(m)0
8(5)0
   

Comme le démontre le tableau ci-dessus, la plupart des divulgations ont été faites en vertu des alinéas 8(2)(d) e 8(2)(e). Il y a eu quelques divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)(a)en 2022-23. Il n'y a eu aucune en vertu des alinéas 8(2)(m) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction des renseignements personnels et mentions

Aucune demande de correction de renseignements personnels n'a été faite au cours de la période de référence.

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

Au cours de la dernière période de référence, toutes les prorogations ont été obtenues en raison d'obstacles découlant des opérations.

6.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes6.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Format texte - 6.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
6.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Entrave au fonctionnement34
Consultation - Interne0
Consultation - Externe
0
 

6.2 Durée des prorogations

La durée de prorogation qui a été prise pour l'ensemble des 34 prorogations était de 16 à 30 jours.

Section 7 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

Une (1) consultation a été reçue d'autres institutions et organisations.

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Une (1) consultation a été reçue d'une autre institution du gouvernement du Canada. Tous les documents ont été communiqués en entier. La consultation a été complétée en deçà de 15 jours.

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Une (1) consultation a également été reçue d'une autre organisation. Les documents ont fait l'objet d'une divulgation partielle et la demande a été complété en deçà de 15 jours.

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Il n'y a pas eu de demande de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé (BCP)

Il n'y a pas eu de demande de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet auprès du Bureau du Conseil privé.

Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Au cours de l'exercice 2022-2023, la CISR a traité 4 plaintes. De ces 4 plaintes, deux nouvelles plaintes ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l'encontre la CISR. Les deux plaintes sont toujours en cours et ont été reportées en 2023-2024.

De plus, deux plaintes qui avaient été reçues au cours des périodes de référence précédentes (une en 2019‑2020 et une en 2020‑2021) ont été traitées au cours de la période de référence. De ces deux plaintes, aucune n'a été fermée au cours de la période de référence et elles ont été reportées en 2023-2024. Ces 4 plaintes représentent 0,3 % de toutes les demandes reçues durant 2022-2023 incluant celles en suspens des périodes de référence précédentes. Aucun audit n'a été effectué en 2021‑2022.

Les mesures prises par la CISR au cours de la période visée par le rapport pour régler les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels ont été d'effectuer de nouvelles recherches pour valider l'existence de documents qui n'auraient pas été divulguées lors du traitement initial de la demande.

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

En 2022-2023, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été réalisée ou modifiée.

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

La CISR compte sept fichiers de renseignements personnels actifs, mais la Commission n'a créé ni modifié aucun fichier de renseignements personnels en 2022-2023.

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteinte substantielle à la vie privée signalée

Une atteinte substantielle à la vie privée a été signalée en 2022-2023. Comme le risque a été jugé élevé, la CISR a informé le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ainsi que le Secrétariat du Conseil du Trésor de l'existence de cette atteinte.

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Au cours de la période de référence, la CISR a identifié 109 nouveaux cas d'atteintes à la vie privée non-substantielles. De plus, 21 cas d'atteintes à la vie privée non-substantielles étaient en suspens depuis la période de rapport précédente. Tous ces 130 cas actifs sont actuellement en cours d'évaluation et ont été reportées en 2023-2024. La Commission n'a pas informé le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada parce que le risque a été jugé faible et que l'information a été contenue rapidement.

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

En 2022-2023, les coûts totaux engagés par la Direction des communications et de l'accès à l'information à des fins d'administration de la Loi sont estimés à 516 933 $ en salaires.

Le tableau ci-dessous montre la répartition des dépenses pour 2022-2023 :

12.1 Coûts répartis
Format texte - 12.1 Coûts répartis
12.1 Coûts répartis
Salaries516 933
Heures supplémentaires0
Biens et services
0
  

12.2 Ressources humaines

Les ressources humaines pour cette période de référence sont estimées à 5 équivalents temps plein.

Formation et sensibilisation

Activités de surveillance

Le gestionnaire, en collaboration avec le superviseur et les analystes, assure la surveillance du temps consacré au traitement des demandes de renseignements personnels, et ce, de façon hebdomadaire. De plus, le personnel de l'AIPRP effectue périodiquement des activités de diagnostic concernant le traitement des diverses demandes reçues.

Activités de sensibilisation et de formation

Aucune séance officielle de sensibilisation à l'AIPRP n'a été donnée au personnel de la CISR. Toutefois, des formations individuelles et informelles ont été offertes, lorsque le besoin se présentait.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels

La CISR continue d'appliquer l'Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels 2020-03 : protection des renseignements personnels lors de la diffusion de renseignements à propos d'un petit nombre de personnes au cours de la période de référence 2022‑2023, afin d'empêcher l'identification d'individus à partir de petits ensembles de données dans des contextes très sensibles (par exemple, les demandes d'asile).

Numéro d'assurance sociale (NAS)

La CISR n'a pas reçu l'autorisation pour de nouvelles collectes ou de nouveaux usages compatibles des numéros d'assurance sociale au cours de la période de référence.

Salles de consultation

Les personnes qui souhaitent consulter des documents communiqués au titre de la Loi peuvent communiquer avec la Direction des communications et de l'accès à l'information afin de prendre des arrangements pour examiner les trousses de réponse au siège de la CISR à Ottawa ou dans l'un des bureaux régionaux. Cependant, et en raison des mesures exceptionnelles du gouvernement du Canada pour freiner la COVID‑19, il n'a pas été possible de le faire en 2022‑2023.

Impact de la pandémie (COVID-19)

En 2022-2023, la pandémie n'a eu aucune incidence sur la capacité de la CISR à recevoir des demandes, comme le prévoit la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucun défi procédural n'a été observé pendant que les employés travaillaient à domicile. Le télétravail était une pratique courante au sein de l'équipe de l'AIPRP avant la pandémie et se poursuit depuis.

Annexe A - Ordonnances de délégation de pouvoir (Loi sur la protection des renseignements personnels)

En vertu de l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnelsNote 1, le Président de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnées à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdites postes, les attributions dont le Président est, en qualité de responsable de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 12 jour de janvier 2021.

Richard Wex,
Président

Annexe
Postes Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
PrésidentAutorité absolue
Directeur exécutif

Autorité absolue sauf : paragraphe 73(1)

Règlements: Autorité absolue

Directeur général, Direction générale des orientations stratégiques et des affaires ministérielles

Directeur, Direction des communications et de l’accès à l’information

Gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Superviseur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Autorité absolue sauf : alinéa 8(2)(m) et paragraphe 73(1)

Règlements: Autorité absolue

Agent de sécurité de la Commission

Agent de sécurité adjoint de la Commission

Agent régional de sécurité

Uniquement dans les situations où une menace est posée à la santé ou à la sécurité : alinéa 8(2)(m)
Vice-président adjoint ou greffierUniquement pour la divulgation d’information selon l’article 13.1 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés : alinéa 8(2)(b)

Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 NNombre de demandes reçues
-Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport1 570
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente
  • En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente : 69
  • En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport : 5
74
Total1 644
Fermées pendant la période d'établissement de rapport1 596
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport
  • Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport dans les délais prévus par la Loi : 34
  • Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport au-delà des délais prévus par la Loi : 14
48
1.2 Mode des demandes
ModeNombre des demandes
En ligne289
Courriel1 228
Poste11
En personne0
Téléphone0
Télécopieur42
Total1 570

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles
-Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport2
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente
  • En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente : 2
  • En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport : 0
2
Total4
Fermées pendant la période d'établissement de rapport4
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport0
2.2 Mode des demandes informelles
ModeNombre des demandes
En ligne0
Courriel1
Poste1
En personne0
Téléphone0
Télécopieur0
Total2
2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 jours
Total
03
1
0
0
0
0
4
2.4 Pages communiquées informellement
Moins de 100 pages communiquéesDe 100 à 500 pages communiquéesDe 501 à 1 000 pages communiquéesDe 1 001 à 5 000 pages communiquéesPlus de 5 000 pages communiquées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquées
2
02729000000

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandesDélai de traitement
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communication totale176
260
19
1
0
1
0
457
Communication partielle10
45
21
2
0
2
1
81
Exception totale00000000
Exclusion totale00000000
Aucun document n’existe903
1083
101
0
1 016
Demande abandonnée16
6
1000
0
23
Ni confirmée ni infirmée10
7
1
1
00019
Total1 115
426
45
5
0
4
1
1 596
3.2 Exceptions
ArticleNombre de demandes
18(2)0
19(1)a)2
19(1)b)0
19(1)c)0
19(1)d)0
19(1)e)0
19(1)f)0
200
210
220
22(1)a)(i)3
22(1)a)(ii)0
22(1)a)(iii)0
22(1)b)24
22(1)c)0
22(2)0
22.10
22.20
22.30
22.40
23a)0
23b)0
24a)0
24b)0
250
2654
278
27.10
280
3.3 Exclusions
ArticleNombre de demandes
69(1)a)0
69(1)b)0
69.10
70(1)0
70(1)a)0
70(1)b)0
70(1)c)0
70(1)d)0
70(1)e)0
70(1)f)0
70.10
3.4 Format des documents communiqués
PapierÉlectroniqueAutres
Document électroniqueEnsemble de donnéesVidéoAudio
1525
0050
0

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique
Nombre de pages traitéesNombre de pages communiquéesNombre de demandes
246 111
210 142
580
3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes
DispositionMoins de 100 pages traitées100 à 500 pages traitées501 à 1 000 pages traitées1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages traitéesNombre de demandesPages traitéesNombre de demandesPages traitéesNombre de demandesPages traitéesNombre de demandesPages traitées
Communication totale190
5 968
152
36 784
81
56 699
33
60 011
15 140
Communication partielle16
427
18
5 154
2014 293
26
50 910
1
9 620
Exception totale0000000000
Exclusion totale0000000000
Demande abandonnée21
01
0001
1 105
00
Ni confirmée ni infirmée19
000000000
Total246
6 395
171
41 938
101
70 992
60112 026
2
14 760
3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio
Nombre de minutes traitéesNombre de minutes communiquéesNombre de demandes
8 721
8 721
50
3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes
DispositionMoins de 60 minutes traitées60-120 minutes traitéesPlus de 120 minutes traitées
Nombre de demandesMinutes traitéesNombre de demandesMinutes traitéesNombre de demandesMinutes traitées
Communication totale5
215
12
1 13433
7 372
Communication partielle000000
Exception totale000000
Exclusion totale000000
Demande abandonnée000000
Ni confirmée ni infirmée000000
Total5
215
12
1 13433
7 372
3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo
Nombre de minutes traitéesNombre de minutes communiquéesNombre de demandes
000
3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes
DispositionMoins de 60 minutes traitées60-120 minutes traitéesPlus de 120 minutes traitées
Nombre de demandesMinutes traitéesNombre de demandesMinutes traitéesNombre de demandesMinutes traitées
Communication totale000000
Communication partielle000000
Exception totale000000
Exclusion totale000000
Demande abandonnée000000
Ni confirmée ni infirmée000000
Total000000
3.5.7 Autres complexités
DispositionConsultation requiseAvis juridiqueRenseignements entremêlésAutresTotal
Communication totale02
37
9
48
Communication partielle0
8
10
22
40
Exception totale00000
Exclusion totale00000
Demande abandonnée03
4
1
8
Ni confirmée ni infirmée000
00
Total0
13
51
32
96

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la LoiPourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi
1 570
98,37092732

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la LoiMotif principal
Entrave au fonctionnement /Charge de travailConsultation externeConsultation interneAutres
26
25
0
01
3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la LoiNombre de demandesfermées au-delà des délais prévus par la Loi où aucune prolongation n’a été priseNombre de demandes ferméesau-delà des délais prévus par la Loi où une prolongation a été priseTotal
1 à 15 jours13
1
14
16 à 30 jours3
03
31 à 60 jours4
04
61 à 120 jours0
0
0
121 à 180 jours011
181 à 365 jours2
1
3
Plus de 365 jours0
1
1
Total22
4
26
3.8 Demandes de traduction
Demandes de traductionAcceptéesRefuséesTotal
De l’anglais au français000
Du français à l’anglais000
Total000

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e)Alinéa 8(2)m)Paragraphe 8(5)Total
116
00116

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçuesNombre
Mentions annexées0
Demandes de correction acceptées0
Total0

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations
-15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution15a)(ii) Consultation15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été priseExamen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptionsGrand nombre de pagesGrand volume de demandesLes documents sont difficiles à obtenirDocument confidentiels du Cabinet (article 70)ExterneInterne
34
034
0000
00
6.2 Length of extensions
-15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution15a)(ii) Consultation15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
Durée des prorogationsExamen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptionsGrand nombre de pagesGrand volume de demandesLes documents sont difficiles à obtenirDocument confidentiels du Cabinet (article 70)ExterneInterne
1 à 15 jours00000000
16 à 30 jours034
0000
00
Plus de 31 jours--------
Total034
0000
00

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations
ConsultationsAutres institutions du gouvernement du CanadaNombre de pages à traiterAutres organisationsNombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport1
3
1
12
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente0000
Total1
3
1
12
Fermées pendant la période d'établissement de rapport1
3
1
12
Reportées à l'intérieur des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport0000
Reportées au-delà des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport0000
7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communiquer en entier1
0000001
Communiquer en partie00000000
Exempter en entier00000000
Exclure en entier00000000
Consulter une autre institution00000000
Autre00000000
Total1
0000001
7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communiquer en entier00000000
Communiquer en partie1
0000001
Exempter en entier00000000
Exclure en entier00000000
Consulter une autre institution00000000
Autre00000000
Total1
0000001

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de joursMoins de 100 pages traitéesDe 100 à 500 pages traitéesDe 501 à 1 000 pages traitéesDe 1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquées
1 à 150000000000
16 à 300000000000
31 à 600000000000
61 à 1200000000000
121 à 1800000000000
181 à 3650000000000
Plus de 3650000000000
Total0000000000
8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de joursMoins de 100 pages traitéesDe 100 à 500 pages traitéesDe 501 à 1 000 pages traitéesDe 1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquées
1 à 150000000000
16 à 300000000000
31 à 600000000000
61 à 1200000000000
121 à 1800000000000
181 à 3650000000000
Plus de 3650000000000
Total0000000000

Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Article 31Article 33Article 35Recours judiciaireTotal
20
002

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d’ÉFVP terminéesNombre d’ÉFVP modifiées
00
10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux
Fichiers de renseignements personnelsActifsCréésSupprimésModifiés
Spécifiques à l'institution0000
Centraux7000
Total7000

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCTNombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP
11
11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles
Nombre d’atteintes à la vie privée non-substantielles
109

Section 12: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis
DépensesMontant
Salaries516 933 $
Heures supplémentaires0 $
Biens et services
  • Contrats de services professionnels : 0 $
  • Autres : 0 $
0 $
Total516 933 $
12.2 Ressources humaines
RessourcesAnnées-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein5,000
Employés à temps partiel et occasionnels0,000
Employés régionaux0,000
Experts-conseils et personnel d’agence0,000
Étudiants0,000
Total5,000

Annexe C - Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux
-Nombre de semaines
Capacité de recevoir des demandes par la poste52
Capacité de recevoir des demandes par courriel52
Capacité de recevoir des demandes au moyen du service de demande numérique52

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers niveaux de classification
-Ne peut pas traiterPeut traiter en partiePeut traiter en totalitéTotal
Documents papiers non classifiés005252
Documents papiers Protégé B005252
Documents papiers Secret et Très secret005252
2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents életroniques à différents niveaux de classification
-Ne peut pas traiterPeut traiter en partiePeut traiter en totalitéTotal
Documents électroniques non classifiés005252
Documents électroniques Protégé B005252
Documents électroniques Secret et Très secret520052

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes
Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçuesDemandes ouvertes dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2023
Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2023
Total
Reçues en 2022-20232670267
Reçues en 2021-202211112
Reçues en 2020-2021033
Reçues en 2019-2020022
Reçues en 2018-2019011
Reçues en 2017-2018000
Reçues en 2016-2017000
Reçues en 2015-2016
000
Reçues en 2014-2015000
Reçues en 2013-2014 ou plus tôt000
Total26817285
3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes
Exercice financier au cours duquel les plaintes ouvertes ont été reçues par institutionNombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2022-202311
Reçues en 2021-20223
Reçues en 2020-20212
Reçues en 2019-20200
Reçues en 2018-20190
Reçues en 2017-20180
Reçues en 2016-20170
Reçues en 2015-2016
0
Reçues en 2014-20150
Reçues en 2013-2014 ou plus tôt0
Total16

Section 4: Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de de rapport précédentes
Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçuesDemandes ouvertes dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2023
Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2023
Total
Reçues en 2022-202332739
Reçues en 2021-2022134
Reçues en 2020-2021033
Reçues en 2019-2020000
Reçues en 2018-2019112
Reçues en 2017-2018000
Reçues en 2016-2017000
Reçues en 2015-2016000
Reçues en 2014-2015000
Reçues en 2013-2014 ou plus tôt000
Total341448
4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes
Exercice financier au cours duquel les plaintes ouvertes ont été reçues par institutionNombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2022-20232
Reçues en 2021-20221
Reçues en 2020-20210
Reçues en 2019-20201
Reçues en 2018-20190
Reçues en 2017-20180
Reçues en 2016-20170
Reçues en 2015-20160
Reçues en 2014-20150
Reçues en 2013-2014 ou plus tôt0
Total4

Section 5: Numéro d'assurance social (NAS)

Votre institution a-t-elle reçu l'autorisation de procéder à une nouvelle collecte ou à une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2022-2023 ?Non

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection ​des renseignements personnels

Votre institution a-t-elle reçu l'autorisation de procéder à une nouvelle collecte ou à une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2022-2023 ?Non

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