Rapport annuel concernant la Loi sur l’accès à l’information 2019-2020

​​​​​​​​​​Table des matières

1. Introduction
2. Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
3. Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux
4. Délégation de pouvoirs
5. Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information – Interpréta
1. Demandes reçues
2. Décisions à l’égard des demandes traitées
3. Exceptions invoquées
4. Exclusions citées
5. Délai de traitement
6. Prorogation des délais
7. Traduction
8. Méthode de consultation
9. Droits et coûts
10. COVID-19
6. Demandes d’accès à l’information informelle
7. Demandes de consultation
8. Plaintes et enquêtes
9. Activités de surveillance
10. Activités de sensibilisation et de formation
11. Politiques, lignes directrices et procédures
12. Salles de consultation
13. Annexe A : Ordonnances de délégation de pouvoirs
14. Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
15. Annexe C : Rapport statistique supplémentaire – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

1. Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) a pour objet de fournir un droit d’accès à l’information figurant dans les documents relevant d’une institution fédérale aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada, sous réserve d’exceptions limitées et précises.

L’article 94 de la Loi exige que le responsable de chaque institution fédérale dépose, à la fin de chaque exercice, un rapport d’application de la Loi en ce qui concerne son institution.

Le présent rapport annuel présente un résumé de la gestion et de l’application de la Loi à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) au cours de la période de référence 2019 2020. Il s’adresse au grand public, aux parlementaires et au personnel de la CISR.

2. Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

La CISR est le plus grand tribunal administratif indépendant au Canada. Sa mission consiste à régler, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d’immigration et de statut de réfugié.

La CISR est actuellement composée de quatre sections :

• La Section de la protection des réfugiés (SPR), qui statue :
• sur les demandes d’asile présentées au Canada;
• sur les demandes d’annulation de la qualité de réfugié;
• sur les demandes de perte de l’asile.
• La Section de l’immigration (SI), qui :
• effectue des enquêtes sur des étrangers ou des résidents permanents qui demandent à entrer au Canada ou qui s’y trouvent déjà et seraient interdits de territoire;
• contrôle les motifs de détention d’étrangers ou de résidents permanents détenus pour des raisons d’immigration.
• La Section d’appel de l’immigration (SAI), qui instruit :
• les appels interjetés contre le refus, par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), de demandes de parrainage au titre de la catégorie du regroupement familial;
• les appels interjetés contre certaines mesures de renvoi prises à l’égard de résidents permanents, de réfugiés au sens de la Convention, d’autres personnes protégées et de titulaires d’un visa de résident permanent;
• les appels interjetés par des résidents permanents au sujet desquels un agent d’IRCC, hors du Canada, a conclu qu’ils avaient manqué à l’obligation de résidence;
• les appels interjetés par le ministre de la Sécurité publique contre des décisions rendues par la SI au terme d’une enquête.

La quatrième section, la Section d’appel des réfugiés (SAR), a été mise en place en décembre 2012 avec l’entrée en vigueur de la Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés et la Loi visant à protéger le système d’immigration du Canada.

• La SAR instruit :
• les appels interjetés contre une décision de la SPR d’accueillir ou de rejeter une demande d’asile;
• les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant la perte de l’asile;
• les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant l’annulation d’une décision ayant accueilli une demande d’asile.

Le président de la CISR rend des comptes au Parlement par l’entremise du ministre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

3. Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux

La Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux veille à ce que la CISR respecte les obligations prévues par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de la manière suivante :

• • traiter les demandes d’accès à l’information et les demandes de renseignements personnels pour la CISR;
• • répondre aux demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales;
• • donner des conseils et une orientation au personnel de la CISR en ce qui concerne l’interprétation des deux lois de même que des politiques et des lignes directrices connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• • au nom de la CISR, assurer la liaison avec le SCT, le Commissariat à la vie privée et le Commissariat à la protection des renseignements personnels de même qu’avec d’autres ministères et organismes gouvernementaux relativement à un large éventail de questions qui touchent l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), allant de l’interprétation de la loi aux détails des processus et des procédures;
• • fournir des observations sur l’élaboration des politiques et des procédures de la CISR pour assurer leur conformité aux dispositions des deux lois;
• • assurer la coordination de la préparation du chapitre Info Source de la CISR;
• • préparer les rapports annuels à l’intention du Parlement sur l’application de chaque loi;
• • participer aux tribunes sur l’AIPRP, par exemple aux réunions et aux groupes de travail de la collectivité de l’AIPRP du SCT.

La Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux fait partie de la Direction générale des services au tribunal. Elle est constituée d’un directeur/coordonnateur, d’un directeur adjoint, de six agents de l’AIPRP et de deux commis.

Au cours de la période de référence, la CISR n’a pas fourni de service à une autre institution fédérale selon l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information. Cela est principalement dû à la taille de la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux, qui est déjà très petite.

4. Délégation de pouvoirs

En vertu de l’article 95(1) de la Loi, le responsable d’une institution gouvernementale peut, par arrêté, déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés de l’institution.

L’autorité nécessaire pour exercer les attributions du président (administrateur général) de la CISR au sens de la Loi a été déléguée au secrétaire général, au directeur général de la Direction générale des services au tribunal ainsi qu’au directeur/coordonnateur de l’AIPRP.

Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est jointe à l’Annexe A.

5. Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information – Interprétation

Voici un aperçu des renseignements statistiques figurant à l’Annexe B du présent rapport.

I. Demandes reçues

En 2019 2020, la CISR a reçu 229 demandes officielles d’accès à l’information, dont la majorité provenait du secteur commercial, ce qui représente une augmentation de 1,8 % du volume de demandes par rapport à l’exercice 2018 2019, au cours duquel 225 demandes officielles avaient été présentées. En outre, 34 autres demandes ont également été reportées de l’exercice précédent.

Au cours des cinq dernières années, le nombre de demandes reçues et traitées par la CISR a fluctué d’une année à l’autre. Toutefois, la direction de l’AIPRP est heureuse de signaler qu’en moyenne, 219 demandes ont été reçues et 215 demandes ont été traitées annuellement.

II. Décisions à l’égard des demandes traitées

Au total, 229 demandes officielles ont été traitées durant la période de référence 2019 2020. Les demandes traitées ont été réglées de la manière suivante :

Parmi les 123 783 pages examinées en réponse à ces demandes, 109 886 pages ont été communiquées. En comparaison avec l’exercice précédent, ce sont approximativement 29 000 pages de plus qui ont été examinées et 28 000 pages de plus qui ont été communiquées en 2019-2020.

Les cas où l’accès aux documents n’a pas été accordé sont attribuables à des situations indépendantes de la volonté de la CISR. Au total, 20 demandes ont été transmises à d’autres institutions gouvernementales. De plus, 26 autres demandes n’ont pu être traitées parce que la CISR ne possédait aucun document pertinent. Enfin, 6 demandes ont été réputées abandonnées, puisque les demandeurs n’avaient pas acquitté les droits liés à la demande ou n’avaient pas fourni les précisions demandées pour traiter la demande.

III. Exceptions invoquées

La section 3.2 du rapport statistique catégorise les exceptions appliquées conformément à la Loi. En 2019 2020, la CISR a principalement eu recours aux exceptions prévues aux dispositions suivantes de la Loi :

• le paragraphe 19(1) portant sur les renseignements personnels,;
• le paragraphe 21(1) portant sur les activités du gouvernement,
• le paragraphe 23 portant sur le secret professionnel des avocats.

Mentionnons qu’une exception invoquée plusieurs fois dans le cadre d’une même demande n’est inscrite qu’une seule fois dans le rapport statistique ci-joint.

IV. Exclusions citées

Selon les articles 68 et 69, la présente Loi ne s’applique pas aux :

• documents publiés ou mis en vente dans le public;
• documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d’exposition pour le public;
• documents déposés aux bibliothèques et aux musées par des personnes ou organisations extérieures aux institutions fédérales ou pour ces personnes ou organisations;
• documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

La section 3.3 du rapport statistique est réservée à la présentation de données sur le nombre d’exclusions appliquées conformément à ces articles de la Loi.

Au cours de la période de référence 2019 2020, la CISR a appliqué aucune exclusion au titre de l’article 68 et aucune exclusion au titre de l’article 69 de la Loi.

V. Délai de traitement

Le tableau ci-dessous résume le délai de traitement des 229 demandes traitées en 2019 2020. Parmi ces demandes, 97,8 % ont été traitées dans les délais prévus.

Ceci signifie que la CISR a répondu à un total de:

• 195 demandes dans un délai de 30 jours ou moins (85 %),
• 3 demandes dans un délai de 31 à 60 jours (1 %),
• 19 demandes dans un délai de 61 à 120 jours (8 %),
• 6 demandes dans un délai de 121 à 180 jours (3 %), et
• 6 demandes dans un délai de 181 jours ou plus (3 %).

VI. Prorogation des délais

L’article 9 de la Loi autorise les institutions gouvernementales à proroger le délai de 30 jours prévu par la loi pour le traitement d’une demande.

Au cours de la période de référence 2019 2020, la CISR a prorogé le délai dans 33 cas au total. Dans 31 de ces cas, le délai prévu par la loi a été prorogé parce que la demande portait sur un nombre important de documents ou exigeait une recherche dans un nombre important de documents et que le respect du délai de traitement initial aurait entravé de manière déraisonnable le fonctionnement de la CISR.

Dans 2 autres cas, des consultations auprès d’autres institutions gouvernementales ou de tiers ont été nécessaires et rendaient pratiquement impossible l’observation du délai initial.

VII. Traduction

Aucune demande de traduction de documents d’une langue officielle à l’autre n’a été présentée durant la période de référence.

VIII. Méthode de consultation

En 2019 2020, 164 demandes ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle. Dans 60 de ces cas, une copie papier a été remise aux demandeurs, alors que, dans les 104 autres cas, les documents ont été remis sur support électronique.

Mentionnons que ces chiffres sont fondés uniquement sur les demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués.

IX. Droits et coût

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité compétente fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements qui suivent sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information;
• Montant des frais : 5 $ – les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information;
• Total des revenus : 1 035 $;
• Frais dispensés : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et aux modifications à la Loi sur l'accès à l'information entrées en vigueur le 21 juin 2019, la CISR dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement;
• Coût : Le coût consacré par la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux pour l’application de la Loi est estimé à 240 208 $ sous forme de rémunération. Les ressources humaines utilisées pour la période de référence sont deux employés à temps plein.

X. COVID-19:

Les mesures exceptionnelles qui ont été mises en place par le gouvernement du Canada pour lutter contre la COVID-19 ont eu un faible impact sur la capacité de la CISR de s’acquitter de ses responsabilités énoncées par la Loi sur l’accès à l’information. Cela s’explique principalement par le fait que le télétravail était une pratique courante à la Direction de l’AIPRP. Le principal défi était d’obtenir les documents demandés provenant de différents secteurs qui n’avaient que peu d’accès à ces derniers, voire aucun.

6. Demandes d’accès à l’information informelles

En 2019 2020, la CISR a traité 267 demandes d’accès à l’information informelles, ce qui représente une augmentation de 15 % du volume de demandes par rapport à la période de référence précédente, au cours de laquelle 232 demandes avaient été traitées. Au total, 184 533 pages ont été communiquées aux demandeurs.

La majorité des documents examinés en réponse à des demandes d’accès à l’information informelles portait sur des décisions rendues dans des cas d’immigration et de statut de réfugié qui sont mises à la disposition du public par voie électronique au moyen du site Web de l’Institut canadien d’information juridique.

Étant donné que la majorité des audiences de la SPR et de la SAR sont tenues à huis clos, les décisions de la SPR et de la SAR doivent être épurées par la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux avant d’être rendues publiques, de façon à assurer la confidentialité des procédures et à protéger les renseignements personnels des demandeurs d’asile.

Les audiences de la SI et de la SAI sont publiques, à moins qu’une ordonnance exige qu’elles soient tenues, en tout ou en partie, à huis clos. Lorsqu’une telle ordonnance est rendue, la décision est épurée par l’AIPRP avant d’être rendue publique.

7. Demandes de consultation

En 2019 2020, la CISR a répondu à 18 demandes de consultation présentées par d’autres institutions ou organisations gouvernementales. Au total, 1378 pages ont été examinées en réponse à ces consultations, et la majorité des pages ont fait l’objet d’une recommandation favorable concernant la communication au demandeur.

8. Plaintes et enquêtes

Au cours de l’exercice 2019 2020, une nouvelle plainte contre la CISR a été déposée auprès du Commissariat à l’information du Canada. Deux plaintes, reçues pendant les années financières précédentes (2017 à 2019) étaient toujours en cours. Ces trois plaintes représentent 1,3 % de toutes les demandes reçues et traitées durant cette même période. Une plainte était liée au délai de traitement; une autre, aux exceptions; la troisième, à la fois au délai de traitement et aux exceptions. Une seule plainte était toujours active à la fin de l’année.

Jusqu’à présent, aucun enjeu important n’a été soulevé suite à l’ouverture de ces enquêtes en matière d’accès à l’information, et aucune vérification des pratiques de la CISR en matière d’accès à l’information n’a été effectuée pendant l’exercice 2019-2020.

9. Activités de surveillance

Le directeur, en collaboration avec les analystes, assurent la surveillance du temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès à l’information, et ce, de façon hebdomadaire. De plus, le personnel de l’AIPRP effectue périodiquement des activités de diagnostic concernant le traitement des diverses demandes reçues.

10. Activités de sensibilisation et de formation

Aucune séance officielle de sensibilisation à l’AIPRP n’a été donnée au personnel de la CISR.

11. Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période de référence 2019 2020, la CISR n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice ou procédure, nouvelle ou révisée, en matière d’accès à l’information.

12. Salles de consultation

Les personnes qui souhaitent consulter des documents communiqués au titre de la Loi peuvent communiquer avec la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux afin de prendre des arrangements pour examiner les trousses de réponse au siège de la CISR à Ottawa ou dans l’un de nos bureaux régionaux.

Annexes