Évaluation interne du Système d’octroi de l’asile de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR)- Réponse de la direction et plan d'action

Recommandation 1 : La CISR devrait envisager un exercice à portée limitée, dans le cadre duquel les commissaires garderaient une trace de leur temps pendant quelques semaines, une ou deux fois par année. Ces renseignements pourraient servir à mettre à jour les prévisions sur lesquelles s’appuie la réforme et permettre l’établissement d’estimations plus précises relatives aux ressources.

Une expérience de trois ans dans le cadre du système réformé a fourni suffisamment de données empiriques pour permettre de nouvelles estimations en matière de ressources. Un exercice de remise en question budgétaire sera entrepris, lequel examinera objectivement les besoins de la CISR quant aux ressources. Des modèles prévisionnels établissant des liens entre la fluctuation du nombre de cas reçus et les ressources nécessaires pourraient être étudiés.

Recommandation 2 : Le système antérieur prévoyait davantage de soutien au processus décisionnel à l’extérieur de la salle d’audience, sous la forme d’une aide aux commissaires dans le tri et la préparation des dossiers en vue des audiences. La CISR devrait envisager de réaliser un projet pilote afin de déterminer si un soutien (décisionnel) similaire pourrait constituer une solution rentable pour augmenter l’efficacité du système dans le règlement des demandes d’asile.

Section de la protection des réfugiés (SPR)

La SPR approuve cette recommandation. Des travaux sont en cours au sein de la SPR en vue d’établir quels types de soutien supplémentaire aux commissaires pourraient être intégrés au système accéléré à un coût raisonnable.

Recommandation 3 : La CISR devrait envisager de réaliser un projet pilote qui consisterait à fournir à la Section d’appel des réfugiés (SAR) les transcriptions des décisions de la SPR afin d’évaluer les gains d’efficacité que pourrait offrir l’accès aux transcriptions.

Section d’appel des réfugiés (SAR)

La SAR a déjà mis en place un projet pilote d’une durée de six mois, de novembre 2015 à mai 2016, qui consiste à fournir les transcriptions. Par la suite, un rapport sera rédigé afin d’évaluer les coûts et les avantages des transcriptions pour la SAR et le Greffe.

Recommandation 4 : La CISR devrait examiner la méthode décisionnelle consistant à fonder les décisions sur une seule question déterminante et vérifier si cette méthode contribuerait à un système d’octroi de l’asile plus efficace en abordant la stratégie du point de vue de l’ensemble du système plutôt que du seul point de vue de la SPR.

Même si cette modification apportée à la stratégie décisionnelle de la SPR pourrait réduire le nombre de renvois de la SAR, toute modification relative à l’approche décisionnelle qui étend les responsabilités des commissaires de la SPR à l’examen des questions à trancher pourrait réduire la capacité de la section à exécuter son mandat en ce qui concerne le traitement efficace et dans les délais établis quant aux décisions.

Recommandation 5 : La CISR, Immigration, refugiés et Citoyenneté Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada devraient entamer des discussions afin de traiter des questions relatives à la mise au rôle des audiences, aux retards attribuables au contrôle de sécurité préliminaire (CSP) et à l’échange de renseignements. Plus précisément, ces discussions devraient porter sur la possibilité de mettre au point un outil de mise au rôle plus fiable et plus souple, sur les améliorations aux pratiques de mise au rôle qui accroîtraient le contrôle exercé par la SPR et sur l’amélioration de la souplesse de l’échange de renseignements en temps opportun, tout en respectant l’indépendance institutionnelle de la CISR.

SPR avec la Direction générale des politiques, de la planification et des affaires ministérielles (DGPPAM) (Direction des politiques et des procédures [DPP])

La SPR est d’accord et continuera de travailler avec les organismes du portefeuille, par l’entremise de la DPP, en vue de maximiser la coordination opérationnelle, tout en mettant toujours de l’avant l’indépendance du tribunal et de la CISR.

En ce qui concerne la mise au rôle, il est important, pour ce qui est des considérations liées à la justice naturelle, que la mise au rôle soit effectuée dès que possible. Ainsi, la mise au rôle devrait demeurer la responsabilité de l’agent qui défère le cas. En gardant cela à l’esprit, la SPR continuera d’étudier les modifications apportées aux dispositions en matière de mise au rôle, ce qui assurera à la Section une souplesse accrue en vue d’assurer une assignation et une répartition plus efficaces des demandes d’asile entre les commissaires. Des améliorations à l’outil de mise au rôle des audiences seront également envisagées en gardant ces objectifs en tête.

Recommandation 6 : La CISR devrait déterminer, dans le cadre de ses mesures donnant suite à la recommandation 2, s’il faudrait redéfinir plus globalement les postes au sein du Greffe ou si une autre méthode serait adéquate pour augmenter le soutien (administratif) fourni aux commissaires.

La SPR est d’accord avec cette recommandation. Des travaux sont en cours au sein de la Section pour établir la structure de soutien au Greffe qui assurera le mieux un traitement efficace des cas et qui contribuera donc à l’atteinte de l’objectif de la Section consistant à rendre des décisions éclairées, équitables et de qualité en temps opportun. Les travaux seront adaptés aux besoins uniques de chaque bureau régional.

Recommandation 7 : En conjonction avec ses mesures donnant suite à la recommandation 2, la CISR devrait examiner les mesures à prendre pour permettre à la Direction des recherches (DR) de fournir des réponses en temps opportun, tout en améliorant le contenu fourni à la SPR.

SPR avec la Direction Générale des services au tribunal (DR)

La SPR et la DR sont d’accord avec cette recommandation. La DR collaborera avec la SPR afin d’étudier le type de recherche possible en tenant compte des délais de traitement serrés et de la capacité limitée. Les occasions d’accroître la capacité et d’améliorer le contenu et les services en matière de recherche, s’il y a lieu, seront déterminées et des mesures seront prises.

Recommandation 8 : La CISR devrait étudier la façon dont sa fonction analytique peut être restructurée en vue d’accroître son efficacité.

La SPR et la SAR sont d’accord avec cette recommandation. Les deux sections sont comprises dans l’examen cyclique des descriptions de travail. En 2016, les postes du groupe EC, ce qui comprend les analystes de la section, seront étudiés. À la suite de cet examen, on devrait obtenir une compréhension claire de la fonction analytique de la CISR.

Recommandation 9 : Les cibles de rendement personnel devraient être fixées en consultation avec les commissaires et en fonction de données probantes établissant ce qui est raisonnable dans le contexte du système actuel. 

La SPR discute des cibles de rendement individuellement avec les commissaires. Grâce à une expérience de trois ans dans le cadre du système réformé, la SPR a établi des calendriers raisonnables destinés aux commissaires, qui doivent contribuer à l’exécution globale du nombre de cas réglés en rendant un nombre raisonnable de décisions de qualité.

Conformément à la recommandation 1, un exercice de budgétisation constituera la base des cibles de rendement fondées sur des éléments probants.

Recommandation 10 : La SPR et la SAR devraient examiner la question de savoir si elles devraient faire ressortir et afficher davantage de décisions à caractère persuasif ou d’autres types de décisions d’intérêt public sur son site Web. De plus, la SPR et la SAR devraient évaluer les visites organisées dans le cadre du programme READY et les séances d’information afin d’avoir une meilleure idée du taux de participation à ces activités et du taux de satisfaction.

Les Services juridiques, au nom de la Section, travaillent déjà activement à déterminer les décisions d’intérêt public qui, une fois rédigées et traduites, sont publiées sur CanLII. L’évaluation des visites organisées dans le cadre du programme READY est en cours et est menée à l’échelle des bureaux régionaux.

Toutes les décisions de la SAR, y compris les décisions d’intérêt public, sont actuellement publiées sur CanLII. L’évaluation des séances d’information est en cours. La SAR évalue le potentiel d’utilisation des décisions à caractère persuasif.

Recommandation 11 : La SPR devrait examiner le formulaire Fondement de la demande d’asile (formulaire FDA) afin de déterminer si des améliorations sont nécessaires pour permettre d’exposer clairement les renseignements qui s’appliquent à la demande d’asile.

La SPR a déjà entamé d’importants travaux visant à passer en revue le formulaire FDA et à le rédiger de nouveau afin de l’améliorer. Ce projet se poursuivra en 2016‑2017.

Recommandation 12 : Des vagues de demandes d’asile déférées continueront probablement d’amplifier les défis opérationnels présents dans le cadre du système réformé et de mettre à l’épreuve la résilience de la SPR. Les retards dans la mise au rôle de premières audiences découlant de ces vagues devraient faire l’objet d’un suivi adéquat et d’un examen ayant pour but de comprendre leurs causes précises pendant de telles périodes. Il serait tout aussi important que la SPR examine les effets de ces vagues en aval relativement à la productivité des commissaires, dans un effort visant à mieux comprendre les répercussions à l’échelle de la section de ces périodes de grande intensité.

SPR et DGPPAM (Normes, analyse et suivi [NAS])

Le groupe responsable des NAS assureront un suivi quotidien du nombre de nouveaux cas et la détection précoce des risques liés à la capacité.

Recommandation 13 : Dans son cadre de mesure du rendement, applicable pour l’exercice 2015‑2016, la CISR conceptualise le CSP comme étant un processus externe sur lequel elle n’a aucune maîtrise. Pourtant, les données montrent qu’une proportion importante des retards associés au CSP survient après que la confirmation a été reçue. Cette portion du retard est attribuable aux limites opérationnelles de la SPR et elle devrait être classée comme telle. De plus, la mesure de rendement révisée devrait refléter cet aspect. En adoptant cette méthode, la SPR sera en mesure de fournir une évaluation plus complète des répercussions des réformes et des problèmes de capacité avec lesquels elle doit composer.

SPR et DGPPAM (NAS)

Le groupe responsable des NAS assureront un suivi de la capacité à remettre au rôle, en temps opportun, les cas dont le retard est attribuable au CSP, et produiront des rapports à ce sujet.

Recommandation 14 : La surveillance et la production de rapports relativement à l’arriéré devraient être intégrées dans les calculs des mesures de rendement de la SPR. Dans le cadre de cette surveillance continue, la SPR devrait continuer d’assurer le suivi du volume ainsi que de l’antériorité des cas à traiter et de produire des rapports connexes, mais également d’analyser la nature des cas faisant partie de l’arriéré et les facteurs ayant contribué à leur présence dans l’arriéré de même que de produire des rapports connexes.  

SPR et DGPPAM (NAS)

Le groupe responsable des NAS assurera une surveillance mensuelle de l’antériorité des cas à traiter qui sont en instance et intégrera les données au cadre actuel de production de rapports des sections (rapports mensuels, trimestriels et annuels).

Recommandation 15 : La SPR et la SAR devraient examiner les suggestions (des commissaires) relatives à l’amélioration des outils de gestion du savoir formulées dans la présente évaluation et prendre les mesures qui sont justifiées.

La SPR est d’accord et continuera d’examiner les occasions de cerner et d’améliorer les outils de gestion du savoir à l’intention des commissaires.

La migration prévue des bases de données, y compris la Base de données nationale sur les motifs de décisions, vers le répertoire organisationnel devrait améliorer la fonctionnalité en ce qui concerne les commissaires.