Réponse et plan d’action de la direction : Rendement en matière de qualité à la Section de la protection des réfugiés pour 2020 à 2021

1. Terminer la transition des dossiers physiques aux dossiers électroniques dès que possible, y compris la mise en œuvre du nouveau protocole relatif à la création des onglets des dossiers électroniques :

• Pour s’assurer que les commissaires peuvent trouver facilement les documents pertinents dans leur dossier et se préparer aux procédures, poursuivre la pratique actuelle consistant à informer les commissaires de l’avancement de la mise en œuvre du processus de transition des dossiers physiques aux dossiers électroniques et mettre à jour les directives à l’intention des commissaires et la formation en conséquence.

Oui

OSR

2. Conformément à la recommandation énoncée dans le rapport Rendement en matière de qualité à la Section de la protection des réfugiés pour 2019 2020, continuer de fournir des lignes directrices sur l’importance de l’intégralité et de la cohérence des renseignements au dossier.

Oui

Pour améliorer l’intégralité et la cohérence des renseignements au dossier, les OSR doivent :

1. régler les problèmes signalés par la Section de la protection des réfugiés (SPR), que les commissaires rencontrent dans le cadre du protocole de classement actuel et du processus de préparation des dossiers électroniques, en vue d’améliorer davantage l’organisation des dossiers;
2. ​mettre à jour le protocole de classement des dossiers électroniques et s’assurer que les employés du greffe sont formés pour mettre en application les modifications apportées au protocole.

OSR

1. T2 2022-2023
2. T3 2022-2023

3. Interprétation :

1. Préciser dans les lignes directrices ou les directives à l’intention des commissaires que, dans toutes les procédures, y compris les audiences virtuelles tenues sur MS Teams, les demandeurs d’asile ont le droit à l’interprétation de toutes les parties des procédures, y compris la communication de vive voix des motifs de décision. Les demandeurs d’asile peuvent renoncer à leur droit à l’interprétation; toutefois, les commissaires doivent expressément le leur demander, à eux ou à leur conseil, et ils doivent s’assurer que les demandeurs d’asile ont véritablement le choix de renoncer à l’interprétation ou non.
2. Préciser dans les lignes directrices ou les directives que les commissaires ne devraient pas demander à l’interprète de fournir un résumé des motifs de décision ou s’en remettre à lui pour ce faire. Si les demandeurs d’asile acceptent de renoncer à leur droit à l’interprétation de la communication de vive voix des motifs de décision, les commissaires peuvent fournir leur propre résumé qui peut être traduit aux demandeurs d’asile.

Oui

La SPR révisera le guide sur les audiences virtuelles à l’intention des commissaires et le scénario pour les audiences afin de rappeler aux commissaires qu’ils ne doivent pas demander à l’interprète de résumer les motifs de décision ou de s’en remettre à lui pour ce faire, que le demandeur d’asile a le droit à l’interprétation de toutes les parties des procédures, et que les commissaires doivent toujours demander aux demandeurs d’asile ou à leur conseil s’ils souhaitent obtenir une interprétation du prononcé de vive voix des motifs de décision (auquel cas une interprétation consécutive peut être fournie). Les commissaires seront informés de ces mises à jour par courriel.

SPR

T1 2022-2023

4. Sensibilité et respect : Pour s’assurer que les audiences sont tenues d’une manière respectueuse et empreinte de sensibilité qui permet aux demandeurs d’asile de participer pleinement à leur propre procédure, la Section de la protection des réfugiés (SPR) doit continuer de mettre en œuvre de bonnes pratiques dans les programmes de perfectionnement professionnel en tirant parti des exemples internes de pratiques exemplaires dans les audiences des commissaires comme exemples d’apprentissage pour les exercices de formation.

Oui – La formation à l’intention des nouveaux commissaires (FNC) de la SPR comprend déjà une formation sur la tenue d’audiences ciblées et respectueuses, qui tiennent compte des traumatismes.

1. La SPR a offert, dans tous les bureaux régionaux, des séances de perfectionnement professionnel sur les préjugés inconscients et la lutte contre le racisme, ce qui renforce la capacité des commissaires de tenir des audiences respectueuses et empreintes de sensibilité, aux 3e et 4e trimestres de 2021 2022.
2. D’autres formations sur la prise de décisions tenant compte des traumatismes sont déjà prévues dans le cadre de la formation approfondie sur les Directives numéro 4 du président et les Directives numéro 9 du président.

Centre de la qualité de la SPR

1. Terminé (T4 2021-2022)
2. T1 2022-2023

5. Personnes vulnérables : Fournir une formation ou des directives supplémentaires aux commissaires pour les procédures concernant des personnes vulnérables, notamment sur la façon d’inclure les demandeurs d’asile et leurs représentants désignés à toutes les étapes des procédures.

Oui

Les Directives sur les personnes vulnérables sont en cours de révision. Une fois les directives révisées, la SPR organisera une séance de perfectionnement professionnel à l’intention de tous les commissaires.

Une formation sur la prise de mesures d’adaptation d’ordre procédural pour les personnes vulnérables sera également offerte aux commissaires coordonnateurs dans le cadre du module de formation des commissaires coordonnateurs relatif aux demandes interlocutoires.

Centre de la qualité de la SPR

T1 2022-2023

6. Ordre établi pour les questions à trancher : Conformément à la recommandation énoncée dans le rapport Rendement en matière de qualité à la Section de la protection des réfugiés pour 2019-2020, lors de la formation à l’intention des nouveaux commissaires et des séances de perfectionnement professionnel, continuer de souligner l’importance d’établir les questions déterminantes qui sont adressées aux demandeurs d’asile et aux conseils au début de l’audience.

Oui

1. Le programme de FNC a été mis à jour pour inclure des séances sur le rôle du commissaire et sur l’importance de se concentrer sur la question déterminante.
2. Des outils décisionnels, comme un diagramme précis sur la détermination des questions à trancher, ont été présentés dans le cadre du projet pilote de FNC qui a été lancé en septembre 2021.
3. D’autres séances de perfectionnement professionnel prévues au 4e trimestre, par exemple une séance avancée sur l’évaluation de la crédibilité, porteront sur l’importance d’évaluer la crédibilité dans le contexte des questions déterminantes.
4. Des séances de perfectionnement professionnel sur les questions relatives à la procédure seront offertes à tous les commissaires. Ces séances porteront sur la façon de communiquer clairement la question déterminante, y compris les questions qui ne sont plus examinées.

Centre de la qualité de la SPR

1. Terminé (T2 2021-2022)
2. Terminé (T3 2021-2022)
3. Terminé (T4 2021-2022)
4. T3 2022-2023

7. Préciser les questions à trancher : Conformément à la recommandation énoncée dans le rapport Rendement en matière de qualité à la Section de la protection des réfugiés pour 2019-2020, lors de la formation à l’intention des nouveaux commissaires et des séances de perfectionnement professionnel, continuer de souligner l’utilité de préciser clairement les questions à trancher avant de questionner le demandeur d’asile et avant les dernières observations des conseils.

Oui, en partie. Les commissaires de la SPR doivent trouver un équilibre, car il ne faut pas faire trop de concessions trop tôt, et il n’est pas toujours possible de circonscrire les questions à trancher. Le commissaire peut avoir plus d’une question déterminante en tête jusqu’à ce qu’il rédige ses motifs. Par conséquent, il est parfois déconseillé d’éliminer prématurément une question déterminante, à moins que le commissaire ne soit convaincu qu’elle n’influera pas sur ses motifs.

1. La FNC a été mise à jour pour inclure des séances sur le rôle du commissaire et sur l’importance de se concentrer sur la question déterminante. Des examens de dossiers ont été intégrés à la FNC, afin que les participants s’exercent plusieurs fois à repérer la question déterminante et à circonscrire les questions potentielles à trancher.
2. Des outils décisionnels, comme un diagramme précis sur la détermination des questions à trancher, ont été présentés dans le cadre du projet pilote de FNC qui a été lancé en septembre 2021.
3. D’autres séances de perfectionnement professionnel prévues au 4e trimestre, par exemple une séance avancée sur l’évaluation de la crédibilité, porteront sur l’importance d’évaluer la crédibilité dans le contexte des questions déterminantes.
4. Des séances de perfectionnement professionnel sur les questions de procédure seront offertes à tous les commissaires. Ces séances porteront sur la façon de communiquer clairement la question déterminante, y compris les questions qui ne sont plus examinées.

Centre de la qualité de la SPR

1. Terminé (T2 2021-2022)
2. Terminé (T3 2021-2022)
3. Terminé T4 2021-2022
4. T3 2022-2023

8. Conclusions fondées sur des questions à trancher et des éléments de preuve : Lors de la formation à l’intention des nouveaux commissaires et des séances de perfectionnement professionnel, il faut rappeler aux commissaires qu’ils doivent appuyer leur conclusion sur la crédibilité à partir des éléments de preuve fournis pendant l’audience, en utilisant des exemples précis du témoignage du demandeur d’asile.

Oui

1. Au 3e trimestre de 2021 2022, le projet pilote de FNC a beaucoup mis l’accent sur les conclusions fondées sur des éléments de preuve.
2. Il y aura une séance de formation avancée sur la crédibilité, conçue par le Comité national de perfectionnement professionnel (CNPP), qui aidera les commissaires à relier rationnellement leurs conclusions aux éléments de preuve à leur disposition, ainsi qu’à se concentrer sur les éléments de preuve importants pour rendre leur décision (même résultat attendu qu’au point 6c).

1. Centre de la qualité de la SPR
2. Centre de la qualité de la SPR

1. Terminé (T3 2021-2022)
2. Terminé (T4 2021-2022)

9. Conclusions de fait claires et sans équivoque, appuyées par des exemples clairs et des conclusions crédibles : Continuer de mettre en œuvre les bonnes pratiques dans les programmes de perfectionnement professionnel en partageant des exemples concrets et des conseils sur la façon de personnaliser les motifs. Il faut rappeler aux commissaires que les conclusions générales doivent être appuyées par des exemples précis.

Oui

1. Le CNPP consacre une séance de perfectionnement professionnel à la rédaction des motifs, notamment à la façon d’inclure des exemples pertinents dans le but de relier rationnellement les éléments de preuve à des conclusions solides.
2. La SPR a fourni des modèles de questions uniques (sur la question déterminante à trancher) pour inciter les commissaires à donner des exemples concrets qui ont un rapport direct avec la question déterminante. Ces modèles ont été distribués au moment de la FNC et sont à la disposition de tous les commissaires.

1. Centre de la qualité de la SPR
2. Centre de la qualité de la SPR

1. T4 2022-2023
2. Terminé (T3 2021-2022)

10. Lois, règles, règlements, guides jurisprudentiels, Directives du président ou décisions à caractère persuasif : Aux fins du perfectionnement professionnel, partager les bonnes pratiques sur les situations où elles sont pertinentes et sur la façon d’utiliser la jurisprudence de manière convaincante et efficace dans les décisions.

Oui

1. Les séances mensuelles de perfectionnement professionnel comportent un point permanent qui comprend une mise à jour sur la jurisprudence, notamment celle qui a une incidence sur l’interprétation de nos règles, etc. La SPR poursuivra cette pratique.
2. Une formation complète sur les Directives numéro 4 du président et les Directives numéro 9 du président sera offerte à tous les commissaires (même résultat attendu qu’au point 4b).

1. Centre de la qualité de la SPR
2. Centre de la qualité de la SPR

1. Terminé (T4 2021-2022)
2. T1 2022-2023

11. Les motifs sont faciles à comprendre et ordonnés de façon logique:

• Rappeler aux commissaires d’inclure des titres clairs dans leurs motifs de décision, même pour les décisions exposées de vive voix.
• Dans les programmes de perfectionnement professionnel, partager des conseils et des exemples concrets sur la façon d’améliorer les compétences en rédaction et en organisation pour présenter des motifs plus clairs et ordonnés de façon logique pour les décisions exposées de vive voix.

Oui

1. Nouveaux commissaires : Le module de la FNC sur la rédaction des motifs met beaucoup l’accent sur l’énoncé de la conclusion en premier lieu.
2. Commissaires actuels : La SPR a fourni aux commissaires des modèles de questions qui comprennent des titres et qui incitent le commissaire à inclure des exemples pertinents et à utiliser des titres pertinents (même résultat attendu qu’au point 9b).
3. Le CNPP a prévu une séance de perfectionnement professionnel portant sur la rédaction des motifs, qui mettra l’accent sur le principe consistant à énoncer la conclusion en premier lieu.

1. Centre de la qualité de la SPR
2. Centre de la qualité de la SPR
3. Centre de la qualité de la SPR

1. Terminé (T2 2021-2022)
2. Terminé (T3 2021-2022)
3. (T4 2022-2023)

12. Qualité sonore :

• Veiller à ce que tous les commissaires connaissent et utilisent les meilleures pratiques pour résoudre de façon proactive et efficace les problèmes technologiques et de son. Dans la mesure du possible, lorsqu’ils président une audience, les commissaires doivent s’assurer d’avoir un environnement exempt de distractions et exempt de pollution sonore provenant de sources extérieures. Par exemple, ils devraient demander aux participants d’éteindre leur téléphone cellulaire ou de le mettre en sourdine et de désactiver les notifications sur leurs ordinateurs.
• Écouteurs munis d’un microphone :
• Mettre des écouteurs munis d’un microphone intégré à la disposition de tous les commissaires et encourager leur utilisation.
• Sur la page Web « Audiences virtuelles à la SPR – Guide à l’intention des parties », il est question des écouteurs dans la section « Conseils pour éviter les problèmes techniques ». Toutefois, cette recommandation ne figure pas dans l’« Avis de convocation à une audience virtuelle relativement à votre demande d’asile », SPR 45.05 (3 décembre 2020). Mentionner clairement dans tous les documents concernant les audiences virtuelles que l’utilisation d’écouteurs munis d’un microphone intégré est fortement recommandée, quoique non obligatoire.

Oui

1. La SPR continuera de surveiller les réponses au sondage de rétroaction pour repérer les audiences où il y a eu des problèmes de qualité du son, et elle assurera un suivi auprès des participants touchés (p. ex. l’unité de l’interprétation pour les problèmes touchant l’interprétation, le greffe pour les problèmes touchant les conseils, et le commissaire coordonnateur concerné) afin d’assurer la résolution des problèmes.
2. La SPR collabore avec les Communications de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) pour traduire en plusieurs langues les « conseils rapides » sur les audiences virtuelles (c. à d. des conseils pour éviter les problèmes techniques lors d’une audience virtuelle) et prévoit publier ces versions sur le site Web de la CISR. On y trouvera des conseils et des pratiques exemplaires visant à réduire la pollution sonore.
3. La SPR collaborera avec le dirigeant principal de l’innovation et de la technologie afin d’examiner les possibilités de fournir des écouteurs munis d’un microphone intégré aux commissaires qui n’en ont pas déjà.

1. SPR / DGSOG
2. SPR / Communications
3. RPS

1. T1 2022-2023
2. T2 2022-2023
3. T4 2022-2023

13. Confirmation que toutes les parties sont seules : Harmoniser les pratiques entre les bureaux régionaux de l’Est, du Centre et de l’Ouest et exiger des commissaires qu’ils ajoutent à leurs questions posées au début des audiences virtuelles celle visant à savoir si toutes les parties sont seules dans la salle.

Oui

La SPR a ajouté au scénario pour l’audience virtuelle une déclaration d’ouverture que le commissaire doit prononcer au début de l’audience, afin que toutes les parties confirment qu’elles sont seules à l’endroit où elles se trouvent et qu’elles déclarent où elles se sont connectées à l’audience.

SPR

Terminé (T4 2021-2022)

OSIGEG

14. Continuer d’offrir une formation obligatoire à tous les commissaires sur l’application des Directives no 9 du président.

15. Intersectionnalité : Fournir des lignes directrices sur les situations où il est pertinent de tenir compte des facteurs intersectionnels au moment de rendre une décision concernant les demandeurs d’asile dont l’OSIGEG doit être prise en considération et sur la façon d’en tenir compte.

Oui

1. Une formation complète sur les Directives numéro 4 et les Directives numéro 9 du président sera offerte à tous les commissaires (même résultat attendu qu’aux points 4b et 10b).
2. La FNC sera révisée afin d’inclure les modifications apportées aux Directives numéro 9 du président. Cette formation couvrira la prise en compte des facteurs intersectionnels.

1. Centre de la qualité de la SPR
2. Centre de la qualité de la SPR

1. T1 2022-2023
2. T1 2022-2023