1. Objet
1.1. Les commissaires de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) sont tenus de respecter des normes de conduite élevées, lesquelles sont énoncées dans le
Code de déontologie des commissaires de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (lecode). Les présentes procédures décrivent la façon dont sont traitées les plaintes liées à la conduite des commissaires de la CISR.
2. Date d’entrée en vigueur
2.1. Le présent document a été approuvé par le président de la CISR et est entré en vigueur le 21 décembre 2017. Il a par la suite été révisé le 30 juin 2022.
3. Application
3.1. Une plainte peut être déposée à l’endroit de tout commissaire de la CISR (c’est à dire une personne ayant l’autorité de rendre des décisions en matière d’asile ou d’immigration) à temps plein ou à temps partiel, ainsi qu’aux commissaires qui exercent également des responsabilités de gestion.
3.2. Une plainte peut être déposée par toute personne (y compris un conseil) une partie à une procédure de la CISR, un membre du personnel de la CISR, un membre d’organisme ou un membre du public.
3.3. Une plainte doit porter sur la conduite d’un commissaire qui est perçue comme étant contraire aux normes de conduite énoncées aux articles 9 à 15 du code. Une plainte ne peut pas porter sur :
- la décision d’un commissaire à titre de décideur;
- la façon dont un commissaire exerce son pouvoir discrétionnaire.
Les plaintes déposées dans le cadre de la présente procédure ne doivent porter que sur la conduite d’un commissaire. Elles doivent comporter une référence à l’article des normes de conduite (articles 9 à 15) du code qui, selon le plaignant, n’a pas été respecté par le commissaire. Le processus de traitement des plaintes ne vise pas les allégations liées à d’autres articles du code.
Les plaintes ne peuvent pas porter sur la décision qu’un commissaire rend dans une affaire ou la façon dont il exerce son pouvoir discrétionnaire. Lorsqu’il y a des préoccupations à propos de la décision d’un commissaire ou d’un déni d’équité procédurale, l’approche appropriée consiste à interjeter un appel à la Section d’appel des réfugiés ou à la Section d’appel de l’immigration, ou à demander une autorisation de contrôle judiciaire à la Cour fédérale, le cas échéant.
Une allégation de partialité peut ou non concerner la conduite d’un commissaire. Une allégation de partialité peut relever de la présente procédure si elle concerne la conduite du commissaire (par exemple, un commentaire ou un geste inapproprié de la part d’un commissaire apparenté à de la discrimination fondée sur le genre, la race, la nationalité, l’ethnie, l’orientation sexuelle, etc.). Cependant, si l’allégation de partialité concerne l’exercice du pouvoir discrétionnaire (par exemple, le commissaire n’était pas impartial ou ses décisions/choix procéduraux n’étaient pas équitables), l’allégation ne relèverait pas du processus de traitement des plaintes, et l’approche appropriée consiste à interjeter un appel ou à demander une autorisation de contrôle judiciaire, le cas échéant.
3.4. La conduite peut avoir eu lieu à l’intérieur ou à l’extérieur de la salle d’audience.
3.5. La présente procédure ne restreint pas les droits des commissaires, notamment ceux qui sont reconnus par toute convention collective, la législation, les politiques ou les codes qui s’appliquent.
4. Comment déposer une plainte
4.1. Toute plainte au sujet de la conduite d’un commissaire peut être présentée au Bureau de l’ombudsman de l’une des façons suivantes :
- par courriel à l’adresse
irb.irb-ombuds-conduct-conduite.cisr@irb-cisr.gc.ca;
- par courrier à l’adresse suivante :
Bureau de l’ombudsman
Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
Place Minto, édifice Canada
344, rue Slater, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0K1
Canada
4.2 Toute plainte doit être soumise au moyen du
formulaire de plainte et comprendre les renseignements suivants :
- le nom et les coordonnées de la personne qui dépose la plainte (le plaignant);
- le nom et les coordonnées du représentant du plaignant (le cas échéant);
- le nom du commissaire qui fait l’objet de la plainte (le commissaire);
- le numéro de dossier de la CISR (le cas échéant);
- les articles précis des
normes de conduite (c.‑à‑d. les articles 9 à 15) du code qui ont été enfreints selon le plaignant et une description de la conduite;
- tout autre renseignement à l’appui de la plainte.
4.3 Le Bureau de l’ombudsman n’acceptera pas de plainte anonyme lorsqu’il est question de la conduite d’un commissaire dans le cadre de la procédure de traitement des plaintes. Une plainte anonyme est considérée comme une plainte dans laquelle une personne ne fournit pas son nom et ses coordonnées au Bureau de l'ombudsman ou ne souhaite pas partager son identité au-delà du Bureau de l'ombudsman.
Les plaintes anonymes ne sont pas acceptées dans le cadre d'une pratique conforme aux principes de justice naturelle et d'équité procédurale. De plus, le Bureau ne peut fournir d'assurance quant à la protection de l'identité d'un plaignant compte tenu de l'application de la
Loi sur l'accès à l'information, de la
Loi sur la protection des renseignements personnels, ou tel que requis par la loi.
Néanmoins, le Bureau de l'ombudsman évaluera, dans la mesure où cela est possible et approprié, les renseignements fournis par une personne et déterminera une prise de mesures supplémentaire en dehors du cadre de ces procédures.
5. Mode alternatif de règlement d’une plainte
5.1. Le Bureau de l’ombudsman tente de régler une plainte relative à la conduite d’un commissaire de manière informelle, à la satisfaction des deux parties, s’il convient de le faire à toute étape du processus de traitement de la plainte.
6. Processus de réception et d’examen
6.1. À la réception d’une plainte, le Bureau de l’ombudsman de la CISR envoie un accusé de réception au plaignant.
6.2. L’ombudsman formule des recommandations au président quant à la question de savoir si les allégations soulevées dans une plainte concernent la conduite d’un commissaire et aux prochaines étapes du processus de traitement de la plainte. Après avoir examiné les recommandations de l’ombudsman ainsi que la plainte et les autres renseignements pertinents, le président peut, s’il le souhaite :
- soumettre certaines allégations ou la totalité d’entre elles à l’ombudsman ou à un enquêteur externe pour qu’elles fassent l’objet d’une enquête, s’il a conclu que ces allégations relèvent de la présente procédure (concernent la conduite d’un commissaire).
Lorsque les allégations relèvent de la présente procédure, elles sont normalement soumises à l’ombudsman pour qu’elles fassent l’objet d’une enquête.
Dans certains cas, le président peut décider de soumettre les allégations à un enquêteur externe après avoir tenu compte de facteurs pertinents, notamment :
- la nature et la gravité des allégations;
- la complexité de la plainte et de l’enquête;
- la nécessité de régler rapidement la plainte;
- l’existence (ou l’absence) de ressources internes;
- la nécessité d’avoir un enquêteur ayant une expertise ou une formation précises;
- toute préoccupation relative à l’impartialité (ou la perception d’impartialité) d’une enquête interne;
- le risque pour la réputation de la CISR.
- rejeter certaines allégations ou la totalité d’entre elles, s’il a été conclu que ces allégations ne relèvent pas de la présente procédure, pour l’un des motifs suivants :
- les allégations ne concernent pas la conduite d’un commissaire qui est perçue comme étant contraire aux normes de conduite (articles 9 à 15) du code;
- les allégations sont futiles ou vexatoires ou constituent autrement un abus de procédure.
- prendre toute autre mesure que le président juge nécessaire dans les circonstances.
Par exemple, des allégations qui ont été rejetées parce qu’elles ne concernent pas la conduite d’un commissaire pourraient être transmises à un vice président aux fins d’intervention, à la discrétion du président.
6.3. Si le président rejette toutes les allégations soulevées dans la plainte au titre de l’alinéa 6.2 b), le plaignant, le commissaire, ainsi que le vice président adjoint (VPA) et le vice président (VP) sont informés des motifs de la décision du président relative à l’examen, et le dossier est clos. Le commissaire, le VPA et le VP reçoivent également une copie de la plainte.
6.4. Si le président décide de soumettre certaines allégations ou la totalité d’entre elles pour enquête (au titre de l’alinéa 6.2 a), ou de prendre toute autre mesure au titre de l’alinéa 6.2 c), le plaignant, le commissaire, ainsi que le VPA et le VP concernés sont tous informés des motifs de la décision du président relative à l’examen. Le commissaire, le VPA et le VP reçoivent également une copie de la plainte.
6.5 Si la procédure devant le commissaire n’a pas été réglée, conformément au paragraphe 10.1, le commissaire, le VPA et le VP ne sont informés des motifs de la décision du président relative à l’examen et ne reçoivent une copie de la plainte qu’une fois la procédure devant le commissaire réglée.
6.6 Si la plainte porte sur un VPA ou un VP, ceux ci ne sont informés de la plainte non pas en leur qualité de VPA ou de VP, mais bien en leur qualité de commissaire et d’intimé.
7. Enquêtes
7.1. Si le président soumet certaines allégations soulevées dans une plainte ou la totalité d’entre elles à l’ombudsman ou à un enquêteur externe pour qu’elles fassent l’objet d’une enquête, celui ci mène une enquête et rédige un rapport d’enquête. Dans les directives qu’il transmet à l’enquêteur, le président peut inclure des délais précis et d’autres instructions quant aux réalisations attendues.
7.2 Les parties ont l’occasion de rencontrer l’enquêteur et de présenter des observations. L’enquêteur rédige un rapport d’enquête provisoire contenant ses constatations de faits et son analyse préliminaires, et il donne aux parties la possibilité de présenter des observations sur ce rapport d’enquête provisoire.
7.3 Le rapport d’enquête final contient des constatations de faits, une analyse et des conclusions, notamment en ce qui concerne la question de savoir s’il y a eu manquement aux normes de conduite (articles 9 à 15) du code. Le rapport peut également contenir des recommandations.
8. Décision finale du président
8.1 Le rapport final d’enquête est fourni au président.
8.2. Après avoir soigneusement étudié le rapport écrit de l’enquête et s’être assuré du respect du principe de l’équité procédurale, le président décide de souscrire ou non aux conclusions du rapport d’enquête. Le président établit également s’il y a eu un manquement aux
normes de conduite (articles 9 à 15) du code.
8.3. Le président informe le plaignant, le commissaire, le VPA et le VP de tout manquement aux normes de conduite (articles 9 à 15) du code et expose les motifs de sa décision.
8.4 Le commissaire, le plaignant, le VPA et le VP reçoivent une copie du rapport d’enquête qui contient les constatations de faits, l’analyse, les conclusions et toute recommandation de l’enquêteur.
8.5 Pour décider si des mesures correctives ou disciplinaires s’imposent, le président prend en considération toute inconduite antérieure du commissaire, la gravité de l’inconduite et tout autre facteur ou circonstance pertinents.
8.6 En plus de l’autorité du président, qui peut imposer des mesures correctives et disciplinaires aux commissaires fonctionnaires, les articles 176 à 186 de la
Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés prévoient la procédure suivant laquelle le ministre peut prendre des mesures correctives ou disciplinaires à l’égard de tout commissaire de la Section d’appel de l’immigration ou de la Section d’appel des réfugiés.
8.7 Les mesures correctives ou disciplinaires peuvent comprendre une formation ou une réprimande pour les manquements moins graves aux normes de conduite du code, et aller jusqu’à un renvoi de la salle d’audience, à une suspension et même au licenciement pour des infractions graves ou répétées aux normes de conduite du code.
Les facteurs et les circonstances suivants peuvent être utiles pour établir les mesures correctives ou disciplinaires qu’il convient de prendre :
- inconduite antérieure;
- gravité de l’inconduite (dont son incidence sur d’autres personnes);
- fait que le manquement soit intentionnel ou non;
- fait que le commissaire ait exprimé des remords, ait pris la responsabilité et ait compris l’effet que l’inconduite a eu sur d’autres personnes;
- autres circonstances aggravantes ou atténuantes;
- nécessité de prendre des mesures de suivi pour aider à maintenir la confiance du public à l’égard de la CISR.
8.8. Après que le président a décidé de souscrire ou non aux conclusions contenues dans le rapport d’enquête et, à ce titre, a établi s’il y a eu un manquement aux normes de conduite du code, la plainte est classée.
9. Processus de traitement des plaintes
9.1. Les plaintes sont traitées aussi efficacement qu’il est possible de le faire et de façon conforme aux
Normes de service concernant le traitement des plaintes déposées à l’endroit de commissaires.
9.2. Le processus de traitement de la plainte est confidentiel. L’identité du plaignant, du commissaire et des autres personnes est protégée, dans la mesure du possible, sous réserve des principes d’équité procédurale et des exigences de la
Loi sur la protection des renseignements personnels et de la
Loi sur l’accès à l’information.
9.3. La CISR fait tout son possible pour répondre aux besoins particuliers des plaignants et des commissaires lorsque ces besoins sont communiqués au Bureau de l’ombudsman.
10. Procédure en instance devant la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
10.1. Une plainte est mise temporairement en attente et n’est pas transmise pour enquête au titre de l’alinéa 6.2 a) si l’affaire liée à la plainte est toujours devant le commissaire faisant l’objet de la plainte. Une fois la procédure devant le commissaire est réglée, la mise en attente est levée, et la plainte est soumise pour enquête au titre de l’alinéa 6.2a).
10.2 Si une enquête est mise temporairement en attente, le Bureau de l’ombudsman surveille l’état d’avancement de la procédure, maintient la communication avec le plaignant et informe les parties des prochaines étapes du processus de traitement de la plainte une fois que la procédure devant le commissaire est réglée.
Si l’affaire liée à la plainte est toujours devant le commissaire visé par la plainte, la plainte est examinée au titre du paragraphe 5 de la procédure. Si le président décide de rejeter toutes les allégations suivant l’alinéa 6.2 b), le plaignant en est avisé, et le dossier de plainte est clos. Le commissaire est avisé du résultat de l’examen une fois que la procédure devant le commissaire est réglée.
Si le président décide de soumettre certaines allégations ou la totalité d’entre elles pour enquête selon l’alinéa 6.2 a), la plainte est mise en attente. Le Bureau de l’ombudsman surveille la procédure lorsqu’une plainte est mise en attente et garde le contact avec le plaignant. Aucune des étapes suivantes du processus de traitement de la plainte n’est entamée avant que la procédure devant le commissaire ne soit réglée.
10.3 Dans des circonstances exceptionnelles, le président peut décider de traiter la plainte immédiatement, même si la procédure devant le commissaire n’est pas réglée. Le plaignant, le commissaire, ainsi que le VPA et le VP concernés sont informés des motifs de la décision du président.
Le seuil pour ce type de circonstances est élevé. Seules les plaintes qui contiennent des allégations très graves ou comportent d’autres circonstances exceptionnelles qui pourraient demander un examen immédiat feront l’objet d’une enquête même si la procédure devant le commissaire n’est pas réglée.
Les circonstances qui seraient considérées comme exceptionnelles comprennent : s’il y a eu atteinte grave à des personnes (par exemple, un participant à l’audience est gravement traumatisé par les actions prétendues du commissaire) ou s’il pouvait y avoir remise en cause de la confiance du public à l’égard de l’intégrité de la CISR si la plainte devait être mise en attente temporairement.
11. Rôles et responsabilités
11.1. Le président est chargé, de manière générale, de l’application de la présente procédure et doit également effectuer ce qui suit :
- décider s’il convient de rejeter les allégations soulevées dans une plainte;
- décider s’il convient de soumettre les allégations soulevées dans une plainte pour enquête au Bureau de l’ombudsman ou à un enquêteur externe;
- décider s’il convient de prendre toute autre mesure qu’il juge nécessaire dans les circonstances;
- décider s’il y a eu un manquement aux normes de conduite du code;
- prendre des mesures correctives ou disciplinaires, s’il y a lieu.
11.2. Le Bureau de l’ombudsman est indépendant des commissaires et supervise le processus de traitement des plaintes à l’endroit des commissaires. Le Bureau assume les responsabilités suivantes :
- l'administration générale de ces procédures
- communiquer avec les parties au sujet d'une plainte et leur expliquer la procédure de plainte
- faire des recommandations à la présidente
- mener l'enquête sur les allégations transmises par la présidente
- les procédures administratives liées au recours aux services d'un enquêteur externe, le cas échéant
- préparer les rapports publics
12. Rapports publics
12.1 La CISR publie des rapports annuels comprenant un résumé des plaintes réglées, de même qu’un aperçu des tendances et des mesures de données relatives à la période de référence précédente.
13. Demandes de renseignements
13.1. Les demandes de renseignements relatives à la présente procédure doivent être transmises au Bureau de l'ombudsman par courriel (irb.irb-ombuds-conduct-conduite.cisr@irb-cisr.gc.ca) ou par courrier à l'adresse suivante :
Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada
Place Minto, édifice Canada
344, rue Slater, 14e étage