Préparation et communication des documents pour votre appel

​​​​​Des documents peuvent faire partie de votre preuve et vous aider à gagner votre appel. La présentation de vos documents se nomme la communication des documents. Voici un guide étape par étape concernant les règles à suivre lorsque vous préparez et communiquez des documents dans le cadre de l'appel.

Si vous ne respectez pas ces règles, vous ne pourrez peut-être pas vous appuyer sur vos documents dans le cadre de votre appel.

Avant de commencer :

Les types de documents qui pourraient appuyer votre appel dépendent des motifs pour lesquels votre cas a initialement été rejeté. Les guides Préparation de votre dossier pour la Section d'appel de l'immigration explique certains types d'appels les plus courants et les renseignements qui pourraient servir à appuyer ces types d'appels.

Étape 1 : Faire traduire vos documents

Vos documents doivent être rédigés en anglais ou en français. Si vous avez un document qui n'est rédigé ni en français ni en anglais, vous devez alors fournir tout ce qui suit :

  • une copie du document original dans la langue dans laquelle il a été rédigé
  • une traduction du document vers le français ou l'anglais
  • une déclaration du traducteur. La personne qui a traduit le document doit signer et dater une déclaration par laquelle elle atteste qu'elle a fidèlement traduit tout le document à partir de la langue dans laquelle il a été rédigé vers le français ou l'anglais.
  • De plus, le traducteur ne peut pas être une personne ayant un intérêt dans le résultat de l'appel, comme vous, un membre de votre famille ou un ami.

Étape 2 : Organiser votre trousse de documents

  • Tout document préparé spécialement pour l'appel (p. ex. Observation écrites ou rapport) doit être dactylographié. Conservez l'original et envoyez une copie.
  • Il est possible que vous ayez d'autres documents, comme des lettres, des photos ou des reçus de transfert d'argent. Ceux-ci doivent être photocopiés ou numérisés au format « lettre » (8 ½ po x 11 po / 21,5 cm sur 28 cm) en format PDF.
  • Placez tous les documents que vous voulez communiquer dans l'ordre où vous voulez les présenter. Donnez un numéro à chaque document (1, 2, 3, 4…). Écrivez le numéro du document sur la première page de chaque document.
  • Numérotez les pages de la trousse de documents consécutivement. Par exemple, si le premier document a 3 pages, numérotez-les 1, 2, 3. Si le document suivant a 4 pages, continuez en numérotant les pages 4, 5, 6, 7. Et ainsi de suite.
  • Dressez une liste des documents que vous communiquez. Inscrivez-y le numéro de chaque document et un nom qui en décrit le sujet.
  • Inscrivez votre numéro de dossier de la Section d'appel de l'immigration (SAI) et votre identificateur unique de client (IUC) à la première page de votre trousse de documents. Vous trouverez ces numéros à la première page des lettres que la SAI vous envoie.
  • Conservez un ensemble complet des documents originaux dans un endroit sûr. Vous en aurez besoin lors de l'audience.

Étape 3 : Envoyer vos documents à la SAI et au conseil du ministre

  • ​Vous devez envoyer une copie de votre trousse de documents à la SAI et une copie au conseil du ministre.

Dates limites importantes

Le conseil du ministre et la SAI doivent recevoir vos documents au plus tard à la date limite indiquée dans toute lettre de la SAI. Si vous communiquez des documents en vue d'une audience, ils doivent être reçus au plus tard 20 jours ​avant la date de l'audience.

Le conseil du ministre peut également transmettre des documents à titre d'éléments de preuve en vue de l'audience. Il doit également les transmettre au moins 20 jours avant l'audience. Vous en recevez une copie, tout comme la SAI.

Vous voudrez peut-être transmettre des documents supplémentaires en réponse à ce que le ministre a envoyé. Si tel est le cas, vous devez transmettre ces documents supplémentaires au plus tard 10 jours avant l'audience.

Si vous expédiez des documents de l'extérieur du Canada, prévoyez 20 jours de plus pour l'acheminement.

Si vous ne respectez pas le délai

Si vous communiquez des documents en retard, vous ne pourrez pas les utiliser à l'audience, à moins que le commissaire chargé d'examiner votre appel le permette. Vous devrez expliquer pourquoi ces documents sont en retard et pourquoi ils sont importants pour votre appel.

Si possible, envoyez les documents par courriel

La SAI préfère que vous envoyiez votre trousse de documents par courriel, en pièce jointe, en format PDF. Si vous pouvez le faire, vous n'avez pas à envoyer de copie papier.

La taille ​totale de votre courriel, incluant toutes les pièces jointes, ne doit pas excéder 12 Mo (mégaoctets). Si votre trousse de documents est trop volumineuse, envoyez-la en format papier ou communiquez avec le bureau de la SAI servant votre région pour obtenir des conseils.

Lorsque vous aurez envoyé votre courriel, la SAI enverra une réponse automatisée indiquant qu'elle l'a reçu.

Si votre courriel ne respecte pas les règles suivantes, la SAI peut vous le retourner. Vous devrez le retransmettre correctement.

  • Fournissez tous vos documents dans un seul fichier PDF. Le format des documents doit être de 8 ½ po x 11 po (21,5 cm sur 28 cm). Les signatures numérisées sont acceptées pour les documents dont la signature est requise par la loi, pourvu que vous ayez l'original. Les signatures dactylographiées sont acceptables pour les autres documents.
  • Adressez votre courriel à la SAI et au conseil du ministre dans le même courriel. Vous trouverez les deux adresses courriel dans les lettres que la SAI vous a envoyées.
  • Dans la ligne objet, inscrivez votre nom, le numéro de dossier de la SAI et le numéro d'IUC. Ces numéros figurent dans le haut des lettres que vous recevez de la part de la SAI.
  • Joignez votre trousse de documents au courriel.

Remarque : Si vous envoyez un formulaire de Confirmation des besoins relatifs à l'audience par courriel en même temps que votre trousse de documents, joignez-le au courriel dans un document PDF distinct.​

Vous pouvez également envoyer des documents par la poste, par télécopieur ou par service de messagerie.

Si vous n'êtes pas en mesure d'envoyer votre trousse de documents par courriel, vous pouvez l'envoyer en format papier par courrier ordinaire ou recommandé, par télécopieur, par service de messagerie ou en personne.

  • Imprimez ou photocopiez vos documents sur le recto de feuilles de papier de 8 ½ po x 11 po (21,5 cm sur 28 cm). Suivez les étapes précédentes pour organiser votre trousse de documents.
  • Veuillez inclure une déclaration écrite précisant à quel moment et de quelle façon vous avez envoyé une copie au conseil du ministre.
  • Exemple : « J'ai transmis les documents au conseil du ministre le [date] par [moyen de transmission] à l'adresse [inscrire l'adresse] ».
  • Envoyez une copie de la trousse complète de documents à la SAI et une copie au conseil du ministre. Les adresses figurent dans la lettre que la SAI vous a envoyée.

Remarque : Si vous envoyez votre trousse de documents par télécopieur, vous ne pouvez transmettre que 20 pages à la fois. Vous trouverez les numéros de télécopieur de la SAI et du conseil du ministre dans la lettre que vous avez reçue de la part de la SAI.

Références pour les présentes règles

Règles 28 à 35 des Règles de la Section d'appel de l'immigration

Consulter l'Avis de pratique : Communication par courriel à la Section d'appel de l'immigration (SAI) pour obtenir de plus amples renseignements.