L'avis de pratique sur les questions de procédure explique comment la Section de la protection des réfugiés (SPR) applique certaines règles de procédure, notamment les mesures transitoires liées aux modifications apportées aux Règles de la SPR, les délais, les demandes et les procédures.
Pour en savoir plus, consultez les
Questions et réponses : Avis de pratique sur les questions de procédure.
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1. Introduction
Le présent Avis de pratique a été publié à l'origine le 9 septembre 2024. La version mise à jour entre en vigueur le 3 novembre 2026. Cette version de l'Avis de pratique tient compte des modifications apportées à la
Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR) et aux
Règles de la Section de la protection des réfugiés (les Règles de la SPR).
2. Mesures transitoires
Les Règles de la SPR ont été modifiées, et les nouvelles exigences qu'elles contiennent prennent effet le 3 novembre 2026. Afin que les demandeurs d'asile, les conseils et les autres représentants disposent d'un temps raisonnable pour modifier leurs façons de faire et se conformer aux nouvelles exigences, la SPR appliquera les mesures transitoires temporaires exposées dans la présente section.
2.1 Délais pour la communication de documents personnels
La date à laquelle une demande d'asile est déférée à la SPR détermine le délai à respecter pour la communication de documents personnels. Les documents personnels sont des documents qui se rapportent au demandeur d'asile ou à la demande d'asile à trancher; ce sont par exemple des pièces d'identité, des rapports de police, des dossiers médicaux, des lettres et des photos ainsi que tout autre élément de preuve en lien avec les circonstances propres au demandeur d'asile.
Demandes d'asile déférées avant le 3 novembre 2026
Dans le cas d'une demande d'asile déférée à la SPR le 2 novembre 2026 ou avant cette date, les documents personnels doivent être communiqués au plus tard 10 jours avant la date fixée pour l'audience, à moins qu'un délai différent s'applique ou que la SPR autorise la communication tardive.
Exemple : Une demande d'asile a été déférée le 15 octobre 2026, et l'audience doit avoir lieu le 8 février 2027. Le demandeur d'asile doit communiquer ses documents personnels au plus tard le 29 janvier 2027. Le nouveau délai de 30 jours après que la demande d'asile a été déférée ne s'applique pas dans ce cas précis.
Demandes d'asile déférées entre le 3 novembre 2026 et le 3 janvier 2027
De manière générale, la version modifiée des Règles de la SPR exige, pour toutes les demandes d'asile déférées après le 3 novembre 2026, que les documents personnels d'un demandeur d'asile soient communiqués au plus tard 30 jours après que la demande d'asile a été déférée. Afin que les demandeurs d'asile, les conseils et les autres représentants disposent d'un temps raisonnable pour se conformer à cette nouvelle exigence, la SPR accorde un délai de 60 jours après que la demande d'asile a été déférée pour toutes les demandes d'asile déférées entre le 3 novembre 2026 et le 3 janvier 2027, inclusivement.
Il s'agit d'une prorogation automatique. Les demandeurs d'asile concernés n'ont pas à faire de demande pour que le délai de 60 jours s'applique.
Exemple : Une demande d'asile est déférée à la SPR le 12 novembre 2026. La SPR doit recevoir les documents personnels au plus tard le 11 janvier 2027 (plutôt que le 12 décembre 2026).
Exemple : Une demande d'asile est déférée le 3 janvier 2027. La SPR doit recevoir les documents personnels au plus tard le 4 mars 2027.
Demandes d'asile déférées le 4 janvier 2027 ou après cette date
Pour les demandes d'asile déférées le 4 janvier 2027 ou après cette date, les documents personnels doivent être communiqués au plus tard 30 jours après que la demande d'asile a été déférée, conformément à l'alinéa 34(3)b) des Règles de la SPR.
Exemple : Une demande d'asile est déférée le 10 janvier 2027. La SPR doit recevoir les documents personnels au plus tard le 9 février 2027.
Documents obtenus après le délai applicable
Peu importe le délai qui s'applique, un demandeur d'asile peut demander à la SPR d'admettre un document personnel pertinent qu'il a obtenu une fois le délai écoulé. Le demandeur d'asile qui ne peut pas fournir un document à l'intérieur du délai applicable devrait communiquer les documents dont il dispose avant l'expiration du délai, pour ne pas retarder la communication de tous ses éléments de preuve dans l'attente d'un seul document.
Le demandeur d'asile qui obtient un document personnel supplémentaire une fois le délai écoulé doit transmettre ce document sans délai avec une demande de communication tardive, suivant les modalités prévues à la section 5.3 du présent avis. Le commissaire décidera s'il autorise l'utilisation du document après avoir considéré les éléments énumérés dans les Règles de la SPR, notamment la pertinence et la valeur probante du document, toute nouvelle preuve que le document apporte et la possibilité qu'aurait eue la partie, en faisant des efforts raisonnables, de le transmettre à l'intérieur du délai prévu.
Exemple : Un demandeur d'asile a demandé à obtenir un rapport de police avant que le délai applicable arrive à échéance, mais l'autorité compétente lui a délivré le document une fois le délai écoulé. Le demandeur d'asile devrait transmettre le rapport accompagné d'une demande de communication tardive dès la réception de celui-ci, en précisant la date à laquelle le document a été demandé et la date à laquelle il a été reçu et en expliquant pourquoi il n'a pas pu le soumettre plus tôt et pourquoi il est important pour la demande d'asile.
2.2 Éléments de preuve sur les conditions dans le pays
La communication d'éléments de preuve sur les conditions dans le pays doit se faire dans les délais prévus par les Règles de la SPR et non pas dans les délais applicables pour la communication de documents personnels comme précisés à la section 2.1 de cet Avis de pratique. Cette souplesse, dans les délais, reflète le fait que les conditions dans le pays peuvent changer entre le moment que la demande d'asile est déférée et le moment de l'audience. Les parties peuvent donc transmettre des éléments de preuve sur les conditions dans le pays pertinents et à jour au plus tard 10 jours avant la date fixée pour l'audience.
2.3 Modifications ou ajouts au formulaire Fondement de la demande d'asile
Pour les demandeurs d'asile dont la demande d'asile a été déférée à la SPR le 2 novembre 2026 ou avant cette date, le délai pour effectuer des modifications ou des ajouts au formulaire Fondement de la demande d'asile (FDA) dépend de la date à laquelle le demandeur d'asile a reçu l'avis de convocation dont il est question à la règle 25 des Règles de la SPR.
Si le demandeur d'asile reçoit l'avis de convocation le 3 janvier 2027 ou avant cette date, les modifications ou ajouts au formulaire FDA doivent être reçus au plus tard 10 jours avant la date fixée pour l'audience. Si le demandeur d'asile reçoit l'avis de convocation le 4 janvier 2027 ou après cette date, les modifications ou ajouts au formulaire FDA doivent être reçus au plus tard 5 jours après la réception de l'avis de convocation. Cette mesure temporaire vise à donner aux demandeurs d'asile, aux conseils et aux autres représentants le temps de s'adapter à cette nouvelle exigence.
Exemple : Un demandeur d'asile dont la demande d'asile a été déférée avant le 3 novembre 2026 a reçu un avis de convocation le 15 octobre 2026 pour une audience devant avoir lieu le 17 décembre 2026. Le demandeur d'asile a jusqu'au 7 décembre 2026 pour effectuer des modifications ou des ajouts à son formulaire FDA.
2.4 Demandes d'asile conjointes
Lorsqu'une demande d'asile déférée à la SPR le 3 novembre 2026 ou après cette date est jointe à une demande d'asile déférée avant cette date, les documents personnels se rapportant à toutes les demandes d'asile conjointes peuvent être fournis au plus tard 10 jours avant la date fixée pour l'audience. Les documents relatifs à la demande d'asile déférée le 3 novembre 2026 ou après cette date ne seront pas considérés comme ayant été soumis tardivement, malgré ce que prévoit l'alinéa 34(3)b) des Règles de la SPR. De cette façon, les demandeurs d'asile dont les demandes d'asile sont jointes n'auront pas à tenir compte de délais différents pour la communication des documents personnels.
Exemple : La demande d'asile d'un parent a été déférée le 20 octobre 2026. La demande d'asile de l'enfant a été déférée le 20 novembre 2026. Les deux demandes d'asile sont jointes. Les documents personnels se rapportant aux deux demandes d'asile peuvent être communiqués au plus tard 10 jours avant la date fixée pour l'audience.
3. Modifications au formulaire Fondement de la demande d'asile ou aux renseignements sur le fondement de la demande d'asile
3.1 Formulaire obligatoire
Le demandeur d'asile qui souhaite effectuer des modifications ou des ajouts à son formulaire FDA ou aux renseignements sur le FDA doit utiliser le formulaire
Changements apportés au formulaire Fondement de la demande d’asile (FDA) ou aux renseignements sur le fondement de la demande d’asile. Le demandeur d'asile doit indiquer clairement chacune des modifications ou chacun des ajouts. Les renseignements modifiés ou ajoutés et le formulaire rempli doivent être transmis ensemble.
La SPR fera preuve de souplesse si un demandeur d'asile non représenté n'utilise pas le formulaire, mais le demandeur d'asile doit tout de même fournir par écrit les modifications ou ajouts et préciser les passages ainsi modifiés.
Exemple : Un demandeur d'asile s'aperçoit qu'une date donnée dans son exposé circonstancié est inexacte. Il devrait utiliser le formulaire exigé et y inscrire la date erronée fournie initialement ainsi que la date correcte.
4. Comment transmettre un document
4.1 Les moyens électroniques sont à privilégier
La SPR préfère recevoir les documents par voie électronique parce que ce moyen de transmission est généralement plus rapide et plus sûr que les autres et permet à l'expéditeur de conserver une copie de la communication. Les parties doivent suivre les instructions applicables, dont les exigences relatives au format, à la taille et au nom des fichiers ainsi qu'à la preuve de remise.
Un document n'est pas considéré comme ayant été reçu simplement parce qu'il a été envoyé. L'expéditeur devrait toujours conserver la confirmation ou la preuve montrant quand et comment le document a été envoyé.
Pour d'autres renseignements au sujet de la transmission de documents par voie électronique, voir l'Avis de pratique : Transmission de documents à la SPR et à la SAR par voie électronique ou par télécopieur.
4.2 Les personnes détenues peuvent utiliser le télécopieur
Le demandeur d'asile qui est en détention peut envoyer des documents à la SPR par télécopieur. Il s'agit d'une exception, car il n'est plus possible d'envoyer des documents par télécopieur suivant la version modifiée des Règles de la SPR. Le télécopieur demeure une option pour les personnes détenues, qui peuvent ne pas disposer de tous les moyens de communication autrement accessibles.
4.3 Documents à fournir au ministre
Si le ministre intervient dans une demande d'asile, le demandeur d'asile doit lui faire parvenir une copie de tous les documents qu'il a transmis à la SPR. Cette exigence s'applique, peu importe que le ministre participe en personne ou qu'il présente des éléments de preuve et des arguments par écrit seulement.
Le portail Mon dossier permet la transmission de documents à la SPR, et non au ministre. Le demandeur d'asile qui utilise Mon dossier doit donc envoyer au ministre une copie distincte de ses documents en utilisant un moyen de communication approuvé et conserver la preuve d'envoi.
4.4 Traductions
Les documents qui ne sont pas en français ou en anglais doivent être accompagnés d'une traduction en français ou en anglais et de la déclaration du traducteur humain qui atteste que la traduction est fidèle, suivant les exigences établies dans les Règles de la SPR.
Les logiciels de traduction, comme des outils Web et l'intelligence artificielle, peuvent assister le traducteur, mais la traduction produite par une machine ne suffit pas. Un traducteur humain doit réviser la traduction et signer une déclaration dans laquelle il atteste la fidélité de la traduction et précise s'il a utilisé l'intelligence artificielle. Pour d'autres renseignements à ce sujet, voir l'Avis de pratique : Utilisation de l'intelligence artificielle dans les procédures de la CISR.
Exemple : Un demandeur d'asile utilise un logiciel pour faire une première traduction d'un rapport de police. Un traducteur humain doit réviser la traduction ainsi produite, en attester la fidélité dans une déclaration et préciser que l'intelligence artificielle ou un logiciel de traduction a servi à la traduction.
5. Demandes
5.1 Changement de date et d'heure
5.1.1 Faire la demande sans délai au moyen du formulaire de la SPR
La partie qui souhaite demander un changement de date ou d'heure d'une procédure doit présenter sa demande dès qu'elle prend connaissance de la raison justifiant ce changement. La partie doit utiliser le formulaire
Demande de changement de date ou d'heure d'une procédure et fournir les renseignements dont la SPR a besoin pour décider si elle accepte ou non la demande. La SPR fera preuve de souplesse si un demandeur d'asile non représenté ou une personne protégée non représentée n'utilise pas le formulaire.
La date et l'heure de la procédure ne changent pas tant que la SPR n'a pas accueilli la demande. Pour décider si elle accepte ou non la demande, la SPR considérera les éléments applicables énumérés dans les Règles de la SPR, notamment si la demande a été faite sans délai.
Exemple : Une partie apprend deux semaines avant l'audience que son conseil a un véritable conflit d'horaire. Elle devrait présenter immédiatement une demande pour faire changer la date de l'audience plutôt que d'attendre à la date de l'audience.
5.1.2. Il n'est pas nécessaire de fournir un certificat médical
La partie qui demande le changement de date ou d'heure d'une procédure n'est pas automatiquement tenue de fournir un certificat médical ni d'expliquer pourquoi un tel certificat n'a pas été fourni, malgré ce que prévoit la règle 54 des Règles de la SPR.
Une partie peut fournir un certificat médical et tout autre renseignement pertinent si elle juge qu'ils aident à justifier la demande.
La SPR peut exiger un certificat médical. Si la partie qui doit en fournir un n'arrive pas à l'obtenir, elle doit expliquer les efforts qu'elle a faits pour l'obtenir et les raisons pour lesquelles il n'a pas pu être fourni.
5.2 Affidavits ou déclarations solennelles joints aux demandes, aux réponses et aux répliques
Les éléments de preuve à l'appui d'une demande, d'une réponse ou d'une réplique n'ont pas à être énoncés dans un affidavit ou une déclaration solennelle, malgré ce que prévoient les règles 50, 51 et 52 des Règles de la SPR.
Une partie peut tout de même présenter un affidavit ou une déclaration solennelle si elle juge un tel document utile.
La SPR peut exiger un affidavit ou une déclaration solennelle. Si c'est le cas, la partie doit fournir un tel document.
5.3 Procédures de communication tardive
Une communication est tardive lorsqu'elle est faite après le délai applicable. Le délai applicable peut dépendre de la date à laquelle la demande d'asile a été déférée, du type de document, de la raison pour laquelle le document est présenté (si c'est pour répondre à un autre document) et de la date de l'audience. Le document transmis après le délai applicable ne peut pas être utilisé, à moins que la SPR l'autorise.
La partie qui souhaite que la SPR admette un document une fois le délai de communication passé doit transmettre le document avec le formulaire
Demande de communication tardive à la Section de la protection des réfugiés. La SPR fera preuve de souplesse si un demandeur d'asile non représenté n'utilise pas le formulaire, mais le demandeur d'asile doit tout de même demander clairement que le document soit admis et expliquer pourquoi il le soumet de manière tardive.
Dans la demande, il faut pour chaque document soumis tardivement préciser de quel document il s'agit, et expliquer pourquoi il est pertinent dans le contexte particulier du demandeur d'asile et pourquoi il n'a pu être soumis dans le délai prévu. Il faut aussi mentionner dans l'explication fournie la date à laquelle le document a été demandé, obtenu ou reçu, selon ce qui s'applique, et les efforts faits en vue de le soumettre sans délai.
Le commissaire considérera les éléments énumérés dans les Règles de la SPR pour décider s'il autorise l'utilisation du document. Le fait de soumettre un document accompagné de la demande ne signifie pas que ce document est admis.
Les documents que le commissaire qui préside l'audience demande pendant ou après l'audience doivent être soumis conformément à ses instructions; ce ne sont pas des documents communiqués tardivement simplement parce qu'ils sont transmis en dehors du délai normalement applicable.
Si la communication tardive comprend un élément de preuve sur les conditions dans le pays faisant plus de 100 pages (comme il en est question à la section 5.4 ci-dessous), la partie doit tenir compte de ces deux facteurs et fournir une demande de communication tardive ainsi qu'une demande de présentation d'une communication volumineuse.
Exemple : Si un demandeur d'asile reçoit un rapport médical une fois passé le délai applicable, il devrait transmettre sans délai ce rapport accompagné de la demande de communication tardive, dans laquelle il aura précisé quand le rapport a été demandé et reçu et expliqué pourquoi il n'a pas pu le soumettre plus tôt malgré des efforts raisonnables.
5.4 Procédures de communication volumineuse d'éléments de preuve sur les conditions dans le pays
Les documents que les parties souhaitent communiquer en preuve entrent généralement dans 2 catégories : les documents personnels et les éléments de preuve sur les conditions dans le pays.
Les documents personnels sont des documents qui se rapportent au demandeur d'asile ou à la demande d'asile à trancher; ce sont par exemple des pièces d'identité, des rapports de police, des dossiers médicaux, des lettres et des photos. Les éléments de preuve sur les conditions dans le pays sont des documents qui décrivent les conditions dans un pays donné; il peut s'agir de rapports sur les droits de la personne, d'articles de presse ou de rapports de recherche. La partie qui communique plusieurs documents doit également transmettre une liste indiquant chacun des documents communiqués, suivant l'exigence énoncée à la règle 31 des Règles de la SPR.
5.4.1 Documents personnels
Il n'y a pas de limite au nombre de pages de documents personnels pouvant être communiquées. Cependant, chaque document doit être pertinent, ne pas répéter du contenu déjà fourni et répondre aux exigences des Règles de la SPR, notamment en matière de traduction.
Exemple : Un demandeur d'asile peut fournir en preuve un dossier médical de 120 pages sans faire de demande de présentation d'une communication volumineuse parce qu'il s'agit d'un document personnel. Par contre, le dossier médical doit être pertinent et organisé d'une manière qui respecte les exigences des Règles de la SPR.
5.4.2 Éléments de preuve sur les conditions dans le pays
Pour une demande d'asile, une partie peut présenter un maximum de 100 pages d'éléments de preuve sur les conditions dans le pays sans avoir à en faire la demande. La limite de 100 pages s'applique aux éléments de preuve sur les conditions dans le pays, et non aux documents personnels.
La partie qui souhaite présenter des éléments de preuve sur les conditions dans le pays dépassant la limite autorisée doit utiliser le formulaire
Demande de présentation d'une communication volumineuse à la Section de la protection des réfugiés. La SPR fera preuve de souplesse si un demandeur d'asile non représenté n'utilise pas le formulaire, mais le demandeur d'asile doit tout de même demander clairement l'autorisation si sa preuve fait plus de 100 pages.
La demande devrait expliquer en quoi chaque document est pertinent au regard de la situation propre au demandeur d'asile. La consultation du
cartable national de documentation (CND) pertinent permet de s'assurer que les documents qu'une partie souhaite communiquer ne se trouvent pas déjà dans le CND.
La SPR applique les critères suivants :
- les demandes d'asile jointes (par exemple, les demandes d'asile des membres d'une même famille) sont considérées comme 1 dossier;
- lorsque le recto et le verso d'une page sont utilisés, chaque côté compte comme 1 page; cela signifie qu'une feuille comportant du texte des deux côtés compte pour 2 pages;
- dans les cas où la demande d'asile concerne plus d'un pays, la limite est de 100 pages par pays;
- lorsqu'un document est traduit, seules les pages du document original comptent (et non les pages de la traduction);
- lorsqu'une demande d'asile est renvoyée à la SPR par la Section d'appel des réfugiés ou la Cour fédérale, une partie peut présenter 100 pages supplémentaires d'éléments de preuve sur les conditions dans le pays, par pays, sans en faire la demande;
- les documents envoyés à la SPR avant le 15 octobre 2024 ne comptent pas dans le calcul du nombre de pages.
Exemple : Les membres d'une famille dont les demandes d'asile sont jointes peuvent présenter jusqu'à 100 pages d'éléments de preuve sur les conditions dans le pays pour chaque pays de référence, et non pas 100 pages par membre de la famille.
Exemple : Un rapport de 20 pages et sa traduction de 20 pages comptent pour 20 pages seulement, car la SPR compte seulement les pages du document original.
6. Divers
6.1 Présence de demandeurs d'asile mineurs à l'audience
Un demandeur d'asile mineur n'est pas tenu d'assister à l'audience relative à sa demande d'asile, à moins que la SPR ne l'exige. Un mineur est une personne qui a moins de 18 ans à la date de l'audience.
Un mineur peut décider, après consultation avec son représentant désigné, d'assister à l'audience. Le représentant désigné doit prendre en considération la situation particulière du mineur et son intérêt supérieur avant de décider si la participation du mineur est souhaitable.
Si le commissaire exige la présence d'un mineur, la SPR en avisera les parties avant l'audience. Les parties devraient informer la SPR dès que possible de toute mesure d'adaptation d'ordre procédural dont le mineur pourrait avoir besoin.
Exemple : Un demandeur d'asile âgé de 15 ans n'a pas à assister à l'audience simplement parce que sa demande d'asile est jointe à celles des membres de sa famille. Si le commissaire exige la présence du mineur, la SPR en avisera les parties.
6.2 Utilisation de la signature électronique par les commissaires
Les commissaires de la SPR peuvent signer électroniquement les motifs de décision. La signature électronique satisfait à l'exigence en matière de signature énoncée aux alinéas 68(1)b) et 68(2)b) des Règles de la SPR.
Une décision signée électroniquement est aussi valable qu'une décision signée physiquement. Il n'est pas nécessaire d'avoir une autre signature ni de copie papier certifiée simplement parce que la décision comporte une signature électronique.
6.3 Documents comportant du contenu choquant
La partie qui transmet des photos, des vidéos ou d'autres éléments de preuve montrant ou décrivant des actes de violence, des personnes grièvement blessées ou des gestes sexuellement explicites doit en préciser la nature en y apposant la mention « Avis : contenu choquant ». La présence de cette mention permet aux commissaires et aux membres du personnel de prendre les mesures qui s'imposent avant d'examiner ces documents.
L'avis doit être visible sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir le contenu. Selon le mode de transmission des documents, l'avis doit figurer sur la page couverture, dans la ligne de mention objet du courriel, dans la liste des documents ou dans la table des matières, et immédiatement avant le document comportant du contenu choquant.
La SPR renverra à la partie tout document comportant du contenu choquant qui n'est pas accompagné de la mention exigée. La partie pourra transmettre de nouveau le document dûment accompagné de l'avis de contenu choquant, dans le respect du délai de communication applicable.
Exemple : Si des photos comportant du contenu graphique se trouvent aux pages 25 à 28 d'une trousse documentaire communiquée en preuve, l'avis doit figurer sur la page couverture ou dans la liste des documents, et une autre mention doit être apposée immédiatement avant la page 25.
7. Pouvoir
L'alinéa 159(1)g) de la LIPR prévoit que le président a le pouvoir de prendre les mesures nécessaires pour que les commissaires remplissent leurs fonctions avec diligence et efficacité. Le président a délégué ce pouvoir aux vice-présidents.
La règle 69 des Règles de la SPR prévoit que, en l'absence de dispositions dans les Règles permettant de régler une question, la SPR peut prendre toute mesure nécessaire pour régler celle-ci.
La règle 70 des Règles de la SPR prévoit que la SPR peut, si elle en avise au préalable les parties et leur donne la possibilité de s'opposer, modifier l'exigence d'une règle, permettre à une personne de ne pas suivre une règle et proroger ou abréger un délai.
Signé le 3 novembre 2026.
Roula Eatrides
Vice-présidente
Section de la protection des réfugiés