Étape 5 : Transmettre vos éléments de preuve

Envoyez tous les éléments de preuve qui appuient votre demande d'asile le plus tôt possible.

Vous pouvez envoyer les documents et éléments de preuve seulement après que votre demande d'asile a été déférée à la SPR.

Si vous avez reçu une confirmation de cas déféré (CCD), dans le portail d'IRCC ou de la part de l'ASFC, c'est que votre demande d'asile a été déférée à la SPR. La CCD vous indiquera la date à laquelle votre demande d'asile a été déférée.

La SPR doit recevoir vos éléments de preuve avant la date limite. Si la SPR ne les a pas reçus une fois ce délai passé, elle pourrait les rejeter.

Sur cette page

• Envoyer des documents et des éléments de preuve à la SPR
• Envoyer des éléments de preuve après la date limite
  

Envoyer des documents et des éléments de preuve à la SPR

Les documents que vous envoyez doivent être rédigés à l’ordinateur avec une police de caractères d’au moins 12 points ou être des photocopies de documents originaux. Imprimez tous les documents sur du papier de 21,5 centimètres sur 28 centimètres (8 1⁄2 pouces sur 11 pouces). Toutes les photocopies doivent être claires et faciles à lire.

1. Faites traduire vos documents

Vos documents doivent être en français ou en anglais. ​

Si vous envoyez des documents traduits, veuillez inclure :

• une copie du document dans la langue originale;
• la traduction du document en anglais ou en français;
• une déclaration signée du traducteur.

La déclaration du traducteur est un document écrit qui comprend :

• le nom du traducteur;
• la langue et le dialecte (le cas échéant) traduits;
• une déclaration selon laquelle la traduction est exacte.

Si vous envoyez la déclaration en format papier, le traducteur doit la signer et inscrire la date. Si vous envoyez le document par voie électronique, le traducteur n’a qu’à inscrire la date.

Les outils de traduction en ligne, comme Google Translate ou d'autres logiciels, ne peuvent pas être utilisés seuls. Un traducteur humain doit revoir la traduction et signer une déclaration pour en attester l'exactitude. Le traducteur doit aussi déclarer si l'intelligence artificielle (IA) a été utilisée pour produire la traduction.

Pour plus d'information, consultez l'Avis de pratique : Utilisation de l'intelligence artificielle dans les procédures de la CISR.

2. Classez vos documents

Classez vos documents en une seule trousse :

• placez les documents dans l’ordre dans lequel vous voulez les présenter;
• numérotez chaque page comme s’il s’agissait d’un seul document (1, 2, 3, 4);
• dressez une liste des documents;
• fournissez le numéro de page et un titre ou une description pour chaque document, comme dans une table des matières. Vous pouvez utiliser le formulaire intitulé Liste des documents du demandeur d’asile;
• ajoutez une page de couverture sur laquelle figurent votre nom, votre adresse, la date, votre numéro de dossier de la SPR et la liste des documents.

3. Faites des copies

Faites une copie de l’ensemble de votre trousse de documents, y compris la première page. Vous devez conserver une copie de votre trousse et envoyer l’autre à la SPR.

4. Envoyez vos documents à la SPR

Nous vous encourageons à transmettre vos documents, lettres et éléments de preuve à la SPR par voie électronique.

Envoi de documents au moyen du portail Mon dossier

Mon dossier est un portail en ligne sécurisé qui vous permet d’échanger des documents relatifs à votre dossier avec la CISR et qui vous permet également de rester informé de l'état de votre dossier. Nous invitons progressivement les demandeurs d’asile à s’inscrire à Mon dossier.

Utilisation du portail Mon dossier

Si vous avez un conseil :

• il doit utiliser le portail Mon dossier pour transmettre des documents, des lettres et des éléments de preuve en votre nom;
• ​une fois inscrit, vous pourrez consulter les documents relatifs à votre dossier.

Si vous n'avez pas de conseil, vous pouvez utiliser le portail pour:

• envoyer des documents relatifs à votre demande d'asile (comme des éléments de preuve à l'appui et des formulaires);
• recevoir des communications de la SPR, notamment :
• l'avis de convocation à votre audience;
• la décision vous concernant.

Lorsque vous recevez une invitation à vous inscrire, consultez le Guide d'utilisation de Mon dossier pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus d'inscription au portail et le soutien technique.

Jusqu'à ce que vous receviez une invitation à vous inscrire au portail Mon dossier, vous pouvez continuer à envoyer des documents par courriel ou utiliser​ un autre canal.

Consultez l'Avis de pratique : Transmission de documents à la SPR et à la SAR par voie électronique ou par télécopieur pour obtenir de plus amples renseignements sur l'envoi de documents.

Envoi de documents par courriel

Lorsque vous envoyez des documents par courriel :

• assurez-vous que vos documents sont en format PDF;
• joignez vos documents au courriel;
• inscrivez les renseignements qui suivent dans l’objet du courriel :
• votre numéro de dossier de la SPR;
  • si vous n’avez pas encore votre numéro de dossier de la SPR, vous pouvez également utiliser l’identificateur unique du client qui vous a été fourni par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ou l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).
• la date de l’audience, le cas échéant;
• le type de document que vous envoyez.
• n’incluez pas de questions générales, de demandes ou d’autres requêtes dans le corps de votre courriel. Vous pouvez transmettre ce genre de messages sur le portail Mon dossier, les envoyer par la poste ou encore les livrer en personne dans un bureau de la CISR.
  

Envoyez vos documents par courriel au bureau régional de la SPR responsable du traitement de votre demande d'asile. Consultez Transmission de documents à la SPR et à la SAR par voie électronique ou par télécopieur pour plus d'information.

Envoi de documents par télécopieur

Le demandeur d'asile qui est en détention peut envoyer des documents à la SPR par télécopieur. Il s'agit d'une exception, car il n'est plus possible d'envoyer des documents par télécopieur suivant la version modifiée des Règles de la SPR. Le télécopieur demeure une option pour les personnes détenues, qui peuvent ne pas disposer de tous les moyens de communication autrement accessibles.

Envoi de documents par la poste ou livraison de documents en personne

Vous pouvez envoyer vos documents par la poste ou les apporter en personne au bureau régional de la SPR responsable du traitement de votre demande d'asile.

5. Envoyez une copie de votre trousse d’éléments de preuve à IRCC ou à l’ASFC

Si IRCC ou l’ASFC (le conseil du ministre) interviennent dans le cadre de votre demande d’asile, ils vous en informeront en vous envoyant un avis d’intention d’intervenir.

Si le conseil du ministre intervient dans votre demande d’asile, vous devez :

• lui envoyer une copie de votre trousse d’éléments de preuve (l’adresse à laquelle vous devez l’envoyer figurera sur l'avis que vous recevrez);
• écrire une lettre à la SPR pour l’informer que vous avez envoyé une copie de votre trousse d’éléments de preuve au conseil du ministre. Précisez dans votre lettre la façon dont vous avez transmis vos éléments de preuve (par exemple par la poste ou en personne).

6. Ayez vos éléments de preuve en main à l’audience

Ayez tous vos éléments de preuve en main à l'audience.

Vous devez avoir les originaux et des copies. Le commissaire peut demander à les voir. Si votre audience est virtuelle, le commissaire peut vous demander d'envoyer vos éléments de preuve à la SPR afin qu'il puisse les examiner.

Envoyer des éléments de preuve après la date limite​

Si le délai que vous deviez respecter est passé, mais que vous n'avez pas encore communiqué vos éléments de preuve, vous devez demander à la SPR l'autorisation d'envoyer vos documents tardivement. C'est ce qu'on appelle une communication tardive. ​Il s'agit d'éléments de preuve à l'appui de votre demande d'asile que la SPR reçoit une fois le délai de communication passé. La SPR peut refuser que vous utilisiez ces éléments de preuve communiqués tardivement, donc vous devriez envoyer vos éléments de preuve dès que possible.

Présenter une demande de communication tardive

Vous pouvez présenter une demande de communication tardive. Faites-le dès que vous constatez que c'est nécessaire. N'attendez pas le jour de l'audience pour présenter des documents à la SPR.

Pour faire la demande, vous devez utiliser le formulaire Demande de communication tardive à la Section de la protection des réfugiés.

La SPR fera preuve de souplesse si vous n'avez pas de conseil. Si le ministre intervient dans votre demande d'asile, vous devez aussi lui envoyer une copie.

Pour décider si elle autorise l'utilisation des éléments de preuve communiqués tardivement, la SPR prend en considération les points suivants :

• s'ils ont été communiqués dès qu'il a été raisonnablement possible de le faire;
• toute nouvelle information qu'ils apportent à l'appui de votre demande d'asile;
• s'ils démontrent ou établissent un aspect important de votre demande d'asile.

Comment savoir si vous pouvez utiliser les éléments de preuve communiqués tardivement

Une fois que la SPR aura examiné votre demande et vos documents, le SPR vous fera savoir si vous pouvez utiliser ces documents à l'audience relative à votre demande d'asile.

Dans certains cas, le commissaire pourrait vous dire seulement au début de l'audience s'il autorise ou non que vous utilisiez les documents.

Si votre demande est rejetée :

• l'audience se déroulera comme prévu;
• vous ne pourrez pas utiliser les documents que vous avez communiqués tardivement;
• la SPR éliminera ces documents s'ils ont été envoyés par voie électronique, mais il vous les renverra si leur envoi s'était fait par la poste, par service de messagerie ou en personne.

Si vous avez des questions, communiquez avec un représentant de la CISR au 1-833-931-5121.